Ein Warehouse-Management-System (WMS) in sieben Tagen einführen? Das klingt mehr als sportlich, da sich derartige Implementierungen erfahrungsgemäß über Monate erstrecken können. Doch manchmal muss es schneller gehen: Wenn Unternehmen neue Lagermandanten gewinnen, diese ihre Container schon auf den Weg gebracht haben und in 14 Tagen die Ware aus den Containern entgegengenommen und eingelagert werden muss. Wenn das Online-Geschäft explodiert und das Unternehmen mit dem Versand nicht hinterherkommt, weil im Lager zu viele Fehler passieren und die Arbeitsabläufe ineffizient sind. Oder, wenn Unternehmen nicht die finanziellen Mittel haben, um über Monate hinweg Personal für die Implementierung abzustellen.
Dann gibt es Firmen, die für eine Zusammenarbeit mit einem Lager eine professionelle Lagersoftware voraussetzen, um Daten automatisch zwischen verschiedenen Systemen übertragen zu können: Man will im eigenen System sehen können, wie viel Bestand beim Partner eingelagert ist. Wird so ein Kunde neu akquiriert und fehlt die Software, muss es bei der Implementierung schnell gehen. Manche Kunden wünschen sich auch eine Einsicht ins Lager, dürfen aber nur ihre eigenen Daten sehen – das WMS muss das abbilden können. Bei wieder anderen muss der Zugriff der Mitarbeiter geregelt werden.
Der Bedarf für eine schnelle Implementierung ist also da. Und es ist möglich, innerhalb einer Woche von der Vertragsunterzeichnung bis zum Go-Live des WMS zu kommen. Dieser Umsetzungszeitraum kann aber nur unter bestimmten Voraussetzungen erreicht werden: Der Anbieter muss einen Standard-Prozess-Ansatz, ein cloud-basiertes WMS und ein entsprechendes Projektvorgehen mitbringen. Außerdem gilt: Einfache und überschaubare Lager oder Lageranbindungen für Produktion oder Instandhaltung sollten per se keinen großen Projektaufwand mit langer Laufzeit erzeugen.
1. Standard-Ansatz
Das Coglas WEB WMS bietet zum Beispiel bereits in der Standardausprägung ohne Entwicklung einen hohen Funktionsumfang, der durch Konfiguration bereitgestellt wird. Ein gutes Standard-WMS sollte mindestens die Funktionen und Prozesse unterstützen, die in der VDI 3601 Warehouse-Management-Systeme genannt werden. Dazu gehören unter anderem Warenein- und -ausgang, Kommissionierung und Inventur. Außerdem müssen die marktüblichen intralogistischen Funktionen ohne kundenspezifische Entwicklung abgebildet werden. Die Implementierung innerhalb von sieben Tagen setzt diese Standardisierung voraus, um langwierige Spezifikationen zu vermeiden. Standardisierte Prozesse bilden z. B. das Vollpalettengeschäft ab, aber auch die Kommissionierung von Lebensmitteln mit Mindesthaltbarkeitsdatum. Auch die Festlegung von ABC-Gütern – abhängig von ihrer Liegezeit – ist möglich. Gefahrgut ist dagegen nicht im Standard enthalten, da es die Berücksichtigung von Regeln und eine aufwändige Konfiguration erfordert.
2. Cloud-basiert
Die zweite Voraussetzung für eine schnelle Implementierung ist eine cloud-basierte Software. Sie ermöglicht es, auf die aufwändige Bereitstellung und Einrichtung eigener Server zu verzichten. Die Integration der Software in bestehende Systemlandschaften kann in einem Cloud WMS mittels WEB APIs im JSON-Format erreicht werden: Die Daten werden direkt an die Software übergeben, manuelle Datenimporte fallen weg. Sind Schnittstellen im Standard zu Shops, Versanddienstleistern und ERP vorhanden, kann die Software schnell in Betrieb gehen. Eine Single-Page-Webapplikation kann außerdem ohne Installation auf allen gängigen Endgeräten unabhängig vom Betriebssystem über den Webbrowser aufgerufen werden – der Kauf von teurer Logistik-IT-Hardware entfällt.
Lizenzfreie Datenbanken wie die Mongo DB reduzieren die Kosten. Die Benutzeroberfläche ist modern gestaltet und bietet sinnvolle Funktionen wie eine Volltextsuche über alle Informationen. Ein weiterer Faktor ist die Bedienbarkeit: Durch die bessere Usability reduziert sich die Schulungszeit der Belegschaft, gleichzeitig steigt die Akzeptanz der Mitarbeiter in den Leitständen und auf der Fläche, was die Einführung wiederum beschleunigt. Idealerweise ist die Bediensystematik an bekannte Apps oder Websites angelehnt und damit selbsterklärend. Im Optimalfall wird ein Cloud WMS bei namhaften Cloud-Anbietern auf Servern in Deutschland bereitgestellt. Das bietet Ausfall-, aber auch Datensicherheit in Übereinstimmung mit der DSGVO.
3. Projektvorgehen
Wichtig ist, dass der Anbieter ein standardisiertes Vorgehen bei der Implementierung verfolgt, das aber dennoch flexibel und agil genug ist und sich so der Ausgangssituation des Kunden anpassen lässt. Dadurch entsteht die Balance zwischen Anforderungskomplexität und Umsetzungsaufwand. Die Vorgehensweise wird stets von der Ausgangssituation bestimmt, die unterschiedliche Herausforderungen mitbringt: die Einrichtung eines neuen Lagers/Standorts, die Umstellung weg von Excel oder Papier oder die Umstellung von einer anderen Lagerverwaltungssoftware. Die Herausforderungen liegen dann beim fehlenden Bestand und neuen Mitarbeitern, bei unzureichenden Stammdaten und internen Widerständen oder bei komplexen Szenarien. Coglas passt sich bei der Implementierung an die Gegebenheiten an – mit agilen Methoden oder dem Wasserfall-Ansatz und mit Unterstützung durch Consulting und Change-Management. Dabei ist es wichtig, dass die Berater des WMS-Anbieters die Prozessanforderungen in Gänze verstehen und in die Software übersetzen – samt Berücksichtigung von Schnittstellen, Datenkonstellation, Prozessen, Hardware und baulichen Gegebenheiten.
Auch auf Kundenseite benötigt die WMS-Einführung in sieben Tagen Drive: Abweichende Vorstellungen müssen harmonisiert werden, sodass ein einheitliches Verständnis von Anforderungen und Vorgehen hergestellt wird. Außerdem ist ein Process Owner auf Kundenseite notwendig, der die Umstellung begleitet. Er muss die vorhandenen logistischen Prozesse rastern und in den Standardprozessen der neuen Software wiederfinden. Zudem ist er der Keyuser, der die Belegschaft an Bord holt und das Projekt vorantreibt.
Fazit
Manchmal darf bei der Einführung eines WMS keine Zeit verloren gehen. Dann ist es wichtig, eine Software ohne großen Projektaufwand schnell und funktionsfähig bereitzustellen. Das gelingt mit einem standardisierten, webbasierten System, dessen Prozesse und Einstellungen flexibel und schrittweise erweitert werden können. Ein WMS mit Standardprozessen, eine cloud-basierte Software und ein intelligentes Vorgehen stellen auf Anbieterseite die Voraussetzungen für die Implementierung in kurzer Zeit dar.
