Beschaffung aktuell: Herr Papenberg, Sie sind vom Berufsstart weg als Einkäufer tätig, was fasziniert Sie an der Funktion?
Stefan Papenberg: Direkt nach meiner Ausbildung wurde ich aufgrund eines Ausfalls im technischen Einkauf praktisch ins kalte Wasser geworfen und musste früh Verantwortung übernehmen. Diese Zeit hat mich sehr geprägt. Fasziniert hat mich schon immer der große Einfluss des Einkaufs auf den Unternehmenserfolg und die Herausforderung, dies in Unternehmen unter Beweis zu stellen, in denen der Einkauf noch einen geringen Reifegrad bzw. Stellenwert hat.
Beschaffung aktuell: Was sollte sich in Hochschullehre und Ausbildung ändern, damit der Einfluss des Einkaufs noch wirksamer werden kann?
Papenberg: Auch wenn in den letzten Jahren das Verständnis enorm gewachsen ist: In vielen Köpfen ist der Werthebel des Einkaufs noch nicht angekommen. Die Beschneidung auf die klassischen Themen fängt in Ausbildung und Betriebswirtschaftslehre an. Digitalisierung, Global Sourcing, Plattformökonomie, Blockchain, Netzwerke müssen stärker in den Fokus. Einkäufer sind heute strategischer Partner, Risikomanager, interne Berater, Experten in Finanz- und Rechtsfragen und nebenbei müssen Sie auch noch externe Partnerschaften aufbauen und stärken.
Beschaffung aktuell: Mit Ihrem Engagement bei Hesse sind Sie vom Maschinenbau in die Chemiebranche gewechselt. Was sind die größten Unterschiede?
Papenberg: Es gibt für den Einkauf im Chemieumfeld besondere Herausforderungen, die nicht zu unterschätzen sind. In der Lackproduktion etwa die schwierige Austauschbarkeit von Rohstoffen, große Preisschwankungen und Verfügbarkeitsthemen, hervorgerufen durch die Rohstoffpreisentwicklung oder Force Majeures. Viele Rohstoffe kommen aus China, nicht immer direkt, aber dennoch hat dies Einfluss auf uns. Denken Sie an den Fünfjahresplan in China zum Umweltschutz. Lange wurde darüber geredet, aber die letzten Jahre meint man es ernst. Fabriken, die die Umweltauflagen nicht erfüllen, werden kurzerhand geschlossen. Dies führt immer wieder zu Versorgungsengpässen und Preisanstiegen. Wir müssen die globalen Märkte hinsichtlich Finanzen, Politik, Umwelt etc. deshalb ständig im Fokus haben.
Beschaffung aktuell: Berücksichtigen Sie Rohstoffrisiken bei der Produktentwicklung?
Papenberg: Es ist wichtig, sich schon im Vorfeld Gedanken zu machen, welches Risiko man mit einem Rohstoff eingeht, der vielleicht schwer beschaffbar ist oder den ich aus unterschiedlichen Gründen nur im Single Source betreiben kann. Auch finanzielle Aspekte sind wichtig. Oder Länderrisiken, die man berücksichtigen sollte. Diesen Risiken früh ins Auge zu sehen, darum geht es.
Beschaffung aktuell: Schaffen Sie es, für alle Bestandteile eine Second Source aufzubauen?
Papenberg: Sich dem anzunähern ist erklärtes Ziel. Aber ich würde in unserem speziellen Bereich bezweifeln, dass das für alle Rohstoffe funktioniert. Wichtig ist, dass wir Alternativen im Zugriff haben.
Beschaffung aktuell: Welche Grundstoffe kaufen Sie ein? Über welche Volumina sprechen wir?
Papenberg: Wir kaufen unter anderem Bindemittel, Pigmente, Füllstoffe, Additive und Lösemittel. Unser Einkaufsvolumen von 50 Millionen Euro für den Gesamteinkauf bewältigen wir mit 70 Mitarbeitern in der Materialwirtschaft, darunter fünf Einkäufer und 45 Kollegen in der Logistik.
Beschaffung aktuell: Viele Ihrer Lieferanten sind Chemiegiganten. Wie kommen Sie da auf Augenhöhe?
Papenberg: Das funktioniert recht gut, denn auch große Konzerne agieren in Teilbereichen und dort haben wir durchaus einen Stellenwert. Aber es stimmt, „Familienunternehmen meets Konzern“, das ist nicht immer so einfach.
Beschaffung aktuell: Rohstoffpreise spielen in der Chemie eine große Rolle. Wie begegnen Sie den zum Teil massiven Preissprüngen?
Papenberg: Zum Teil können wir das über Rahmenverträge eingrenzen, aber natürlich nicht vollkommen ausschließen. Gehen die Preise hoch, hat man im Zweifel wenige Alternativen diese nicht zu akzeptieren. Wir gehen deshalb aktuell einen Weg mit unseren Lieferanten und Kunden, der einen geschärften Blick auf die gesamte Supply Chain (end2end) wirft. Das heißt: Wir sprechen intensiv, inwiefern wir unsere gemeinsame Lieferkette prozesstechnisch optimieren können.
Ein Beispiel sind Losgrößen, Ladungsträger, Materialplanung und Transporte. Dies bringt Verbesserungs- und Einsparpotenziale, die von nachhaltigerer Natur sind, als ein oder zwei Prozent in der Preisverhandlung. Natürlich bleibt das weiterhin unsere Aufgabe, aber wir müssen verstehen, dass es mehr zu tun gibt, um nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Mit dieser engen Zusammenarbeit bringen wir auch die Beziehung zu unseren Lieferanten auf ein deutlich höheres Niveau.
Beschaffung aktuell: In China kaufen Sie nicht direkt, sondern über Händler. Wollen Sie dies ändern?
Papenberg: Ich habe in den letzten 20 Jahren in den unterschiedlichsten Branchen mit meinen bisherigen Einkaufsabteilungen viel in Asien und somit auch in China zugekauft und weiß, wie anstrengend und kompliziert es sein kann, sich erfolgreich auf diesem Markt zu bewegen. Bisher waren wir in der Organisation noch nicht soweit, in China erfolgreich zukaufen zu können. Wir mussten uns zunächst von operativen Tätigkeiten befreien, um Zeit für die wertbringenden Themen im Einkauf zu haben. Jetzt, nach zwei Jahren und vielen Veränderungen, sehen wir langsam Licht am Horizont. Was uns außerdem in die Karten spielt, ist die Überarbeitung unserer Unternehmens- und Wettbewerbsstrategie, die als Basis für unsere neue Supply-Strategie im Einkauf großen Einfluss auf das Global Sourcing haben kann. Helfen wird uns auch die Perfektionierung unseres Risikomanagements, was ebenfalls eine Grundvoraussetzung für einen internationalen Einkauf ist.
Beschaffung aktuell: Welche Beschaffungsmärkte haben Sie für ein Global Sourcing im Sinn?
Papenberg: Um das abschließend beantworten zu können, brauchen wir weitergehende Beschaffungsmarktanalysen. Sicherlich gibt es Wissen über diverse Märkte, zum Beispiel den indischen Markt für Pigmente. Wir wollen uns aber noch detaillierter und Hesse-spezifischer mit diesen Themen beschäftigen. Ein großer Vorteil ist mit Sicherheit die Tatsache, dass wir vertrieblich schon sehr lange und erfolgreich international unterwegs sind und somit unsere internationalen Partner bei der einen oder anderen Analyse mit ins Boot nehmen können.
Beschaffung aktuell: Welche Vorkehrungen haben Sie für den Brexit getroffen?
Papenberg: Wir haben alle Partner überprüft, ob und inwiefern Sie in irgendeiner Form von den Auswirkungen des Brexits betroffen sein können, durch Produktionsstandorte, Lager oder Vorlieferanten. Mit denjenigen, die betroffen sind gibt es Vereinbarungen, die die Versorgungssicherheit gewährleisten. Alles vor dem Hintergrund, dass es nach dem Brexit zu Lieferverzögerungen bei der Zollabwicklung kommen wird. Hierzu gibt es entsprechende Aktionspläne. Wir überwachen die Nachrichtenlage, geben relevante Ereignisse weiter und diskutieren sie mit unseren Partnern, deren Einschätzungen wir regelmäßig abfragen. In Absprache zwischen Disposition, Einkauf und Lieferant haben wir gezielt Sicherheitsbestände aufgebaut.
Beschaffung aktuell: Wie begegnen Sie der steigenden Regulierung des Chemiemarktes und der damit verbundenen Komplexität, etwa durch die EU-Chemikalienverordnung REACH?
Papenberg: Die Einhaltung der regulatorischen und gesetzlichen Anforderungen ist für uns extrem wichtig. Dahinter steht, wie Sie sagen, ein steigender Aufwand. REACH gehört zu unserem Alltag, aber auch das generiert über die Jahre immer mehr Arbeit. Grundsätzlich sind wir hier sicher aufgestellt. Auch bezüglich Compliance. Wir beliefern namhafte B2C-Unternehmen aus der Möbelindustrie. Die Anforderungen dieser Unternehmen sind enorm und manuell immer schwieriger zu monitoren. Deshalb beschäftigen wir uns gerade unter anderem sehr intensiv damit, wie wir das Thema Compliance ohne manuellen Aufwand rechtssicher spielen können.
Beschaffung aktuell: Wie gehen Sie mit der eventuell anstehenden Eingruppierung von Titandioxid als Gefahrstoff um?
Papenberg: Titandioxid wird als Weißpigment in Farben und in vielen Alltagsprodukten eingesetzt. Es betrifft Kunststoff, Kosmetik, Lebensmittel, Möbel oder den UV-Schutz in Sonnencreme. Da Titandioxid auch Buntfarben erst so richtig bunt und haltbar macht, ist es in 90 Prozent aller Farben enthalten. Bei der diskutierten Einstufung geht es um die Frage, ob Titandioxid in Staubform bei der Herstellung und Verarbeitung durch Einatmen Lungenkrebs auslösen kann. Die Diskussion bezieht sich auf eine Studie aus dem Jahr 1995. Zahlreiche aktuelle Studien werden leider komplett ignoriert. Die Ergebnisse einer Langzeitstudie an über 20.000 Mitarbeitern aus der Titandioxidproduktion haben keinerlei negative Auswirkungen auf die Gesundheit gezeigt. Zudem gibt es in fast allen EU-Mitgliedsstaaten verbindliche Höchstwerte zum Schutz vor Staub am Arbeitsplatz. Für die Verbraucher kann man sagen, dass Titanoxid nicht eingeatmet werden kann, da es in gebundener Form nicht freigesetzt wird. Sollte Titandioxid als Gefahrstoff eingestuft werden, werden wir eine Lösung parat haben.
Beschaffung aktuell: Mit welchen Instrumenten und Methoden monitoren Sie Ihre Lieferkette?
Papenberg: Die Risiken unserer Lieferkette monitoren wir heute über das Realtime-Tool von Riskmethods. Früher waren wir allein von zumal oft veralteten Finanzdaten abhängig, die erst ein Warnsignal geben, wenn es fast zu spät ist. Hinzu kamen Audits und Lieferantenbesuche. Heute tracken wir die Lieferkette ganzheitlich und wesentlich einfacher. Damit können wir jegliche Art von Risiko, sei es wirtschaftlich, politisch, geografisch etc. in nahezu Echtzeit überwachen und unsere eigenen Erkenntnisse aus Lieferantenbewertungen, Vorortbesuchen und Audits einfließen lassen.
Beschaffung aktuell: Wie nachverfolgbar ist Ihre Lieferkette? Kennen Sie Ihre Rohstoff-Produzenten?
Papenberg: Nicht überall kennen wir unsere N-Tier-Supplier. Dennoch haben wir mit Blick auf das Risikomanagement natürlich den Anspruch, die Lieferkette komplett zu durchdringen. Hierfür ist eine gute partnerschaftliche Beziehung zum Lieferanten wichtig, damit er seine Lieferquellen offenlegt. Das braucht einen langen Atem. Dafür reichen Risikomanagement-Tools alleine nicht aus, das braucht Besuche vor Ort, Gespräche und wie schon gesagt, viel Beziehungsarbeit. Und wir wollen noch weiter gehen und – mit Blick auf das Thema Compliance – eine umfassende Reputationsforschung über unsere Lieferstufen hinweg betreiben. Hierzu führen wir aktuell erste Gespräche mit Anbietern.
Beschaffung aktuell: Wie beurteilen Sie neue Buying-Channel wie CheMondis, Chembid oder Pinpools, helfen die weiter?
Papenberg: Die Plattformen haben ihre Berechtigung, wir haben das auch verschiedentlich getestet, aber für uns befunden: Aktuell passt es nicht in unsere Beschaffungsstrategie, die sich gerade eher in Richtung Intensivierung bestehender und neuer Partnerschaften und mehr Nähe zum Markt entwickelt. Allerdings ist heute in diesem Umfeld so viel Bewegung, dass wir in Zukunft gegebenenfalls eine für uns passende Plattform finden. Bestes Beispiel ist die Entwicklung und Dynamik von Mercateo, dessen Angebot wir im indirekten Einkauf bereits sehr erfolgreich nutzen.
Beschaffung aktuell: Hesse beschreibt sich als modernes, prozessorientiertes Unternehmen. Ist das eine Chance für den Einkauf?
Papenberg: Das Unternehmen Hesse befindet sich aktuell in einem sehr großen Changeprozess. Wir beschäftigen uns unter anderem mit unserer Markenstrategie, dem Innovationsmanagement, Digitalisierung und Automatisierung, Risikomanagement und E-Procurement. Dies wäre nicht möglich, wenn wir nicht zuerst unsere Prozesse auf den Prüfstand stellen und neu denken. Hierum kümmert sich eine eigens hierfür geschaffene Abteilung Prozessinnovation, die als internes Beratungsunternehmen agiert. Die Selbstverständlichkeit im Unternehmen, Prozessoptimierungen nicht als Übel, sondern als Chance und Notwendigkeit anzusehen, macht es dem Einkauf natürlich sehr einfach.
Beschaffung aktuell: Welche Rolle übernimmt der Einkauf in diesem Wandel?
Papenberg: Ich verstehe den Einkauf grundsätzlich als Treiber im Unternehmen. Der Einkauf muss aufgrund seiner Rolle ständig neue Themen aus dem Markt ins Unternehmen bringen und dafür sorgen, dass sich das Unternehmen entwickelt. Viele Optimierungen im Einkauf haben unmittelbaren Einfluss auf andere Bereiche und können dort ebenfalls zu Verbesserungen führen. Das bedeutet aber auch, dass wir auf das Verständnis unserer Schnittstellen angewiesen sind, wenn wir in die Umsetzung gehen. Aus meinen früheren Erfahrungen kann ich sagen, dass dies zum Showstopper werden kann, wenn Prozessoptimierungen nur aus wenigen Bereichen erarbeitet werden.
Beschaffung aktuell: Wo stehen Sie auf Ihrer digitalen Roadmap? Kommen Sie Ihrem Ziel näher?
Papenberg: Geben Sie uns noch einige Monate Zeit, dann haben wir den operativen Einkauf nahezu komplett automatisiert. Dies war eines unserer Ziele, um Platz für Wichtiges zu schaffen. Wir sind natürlich noch nicht am Ende unserer Reise angekommen. Dies wird auch so schnell nicht passieren, da sich die Dinge so rasant verändern, dass wir auch bereits eingeführte Tools immer wieder hinterfragen werden. Schön zu sehen ist, wie der Einkauf hier tatsächlich als Treiber funktioniert. Viele Schnittstellen bzw. Abteilungen profitieren ebenfalls von der digitalen Reise des Einkaufs, egal, ob wir von Risikomanagement, Beschaffungsplattformen, Automatisierungs-Tools oder Ähnlichem reden.
Hinzu kommt das Thema Blockchain, mit dem wir uns in naher Zukunft sicherlich auch noch sehr intensiv beschäftigen werden.
Beschaffung aktuell: Mit welchem Partner haben Sie Ihre Digitalisierungsstrategie 2023 umgesetzt?
Papenberg: Gut, dass Sie diese Frage stellen. Wir hätten all diese Veränderungen in unserem Unternehmen nicht erreicht, hätten wir nicht einen Partner an unserer Seite, der es geschafft hat, das Unternehmen, die Mitarbeiter und Kultur sehr schnell zu verstehen. In unserem Fall ist dies die Gerold Ohlendorf Consulting (GOcon Consulting) aus Detmold. Das Unternehmen deckt für uns die Bereiche Einkauf, Logistik, Produktion, IT und Weiterbildung (Academy) ab. Als traditionelles Familienunternehmen brauchen wir ein Partnerunternehmen mit Erfahrung, Methodenkompetenz und Einfühlungsvermögen, das nicht nur theoretische Lösungsansätze liefert, sondern exzellente Prozesse zum Anfassen hinterlässt.
Beschaffung aktuell: Welche Vision steht hinter Ihrer Digitalisierungsstrategie?
Papenberg: Wir wollen unsere Kunden und Lieferanten in unsere digitale Prozesskette integrieren. Hier geht es um weitaus mehr als nur E-Procurement. Es geht um Kollaborationen durch sichere Verträge. Im indirekten und direkten Einkauf sind wir bald nahezu automatisiert unterwegs. Operative Themen, wie der Zukauf von C-Teilen, manuelle Belegprüfung oder Eingabe, hierfür hat der Einkauf weder die Zeit, noch die finanziellen Mittel. Wir wollen im Einkauf als Business-Partner Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen generieren. Wir wollen Einfluss auf die Unternehmensstrategie und deren Umsetzung nehmen. Nur so kann der Einkauf sich zum wichtigsten Werthebel, Geschäftsentwickler und präferierten Ansprechpartner im Unternehmen entwickeln.
Beschaffung aktuell: Was gibt es auf dem Weg dorthin noch zu tun?
Papenberg: Sehr viel! Es kommen täglich neue Erkenntnisse hinzu, die uns immer wieder auf neue Ideen und Wege bringt. Wichtig ist, dass wir es schaffen, unsere Mitarbeiter auf unserer Reise mitzunehmen.
Ganz wichtig sind die ständige Aufbereitung und Pflege unserer Stammdaten. Wir müssen uns schon heute um Daten kümmern, die aktuell noch keine Relevanz haben, morgen aber vielleicht schon unverzichtbar sind. Es darf uns auch nicht nur um die gelebten Prozesse gehen, sondern auch um solche, die wir neu erfinden, sodass das bislang Unmögliche gängige Praxis werden kann.
Beschaffung aktuell: Wohin entwickeln sich Ihrer Meinung nach die Beschaffungsmärkte der Zukunft?
Papenberg: Die Märkte im Chemieumfeld werden komplexer, internationaler und mehr und mehr reguliert. Wir haben keine andere Wahl, als die Märkte komplett zu durchdringen und zu verstehen. Dies hört nicht bei unseren direkten Lieferanten auf. Wir müssen mehr denn je wissen, wo unsere Waren herkommen und über welche Wege. Bezüglich der Marktteilnehmer gehe ich davon aus, dass sich die Anzahl der Anbieter reduzieren wird, die unseren Bedarf decken. Dies wird sich auf die Preise auswirken und deshalb wird es meines Erachtens umso wichtiger werden, sich am Markt zu differenzieren, um den Kunden einen Mehrwert über das Produkt als solches hinaus zu bieten. Dafür muss der Einkauf den Kunden verstehen. Das bedeutet: Zusätzlich zum Preis wird es um Themenfelder gehen, die indirekt Auswirkungen auf die Kosten haben werden. Der Trend der Rohstoffverknappung wird sich fortsetzen, umso wichtiger wird es werden, sich risikosicher aufzustellen, um auch künftig bestehen zu können.
Zur Person
Stefan Papenberg ist Leiter Materialwirtschaft und Mitglied der Geschäftsleitung der Hesse GmbH & Co. KG. Das international tätige Unternehmen mit Sitz in Hamm produziert täglich 100 Tonnen Lacke und Beizen. Dazu gehören farbige Öle, Lacke für den Innenausbau und die Möbelindustrie oder auch Produkte für Folienbeschichtungen in der Großindustrie.
Stefan Papenberg hat langjährige Erfahrung in Führungspositionen international tätiger Unternehmen und einschlägige Prozesserfahrung in der Supply Chain, zunächst im strategischen Einkauf im Invensys- und danach in führender Position im niederländischen Aalberts-Konzern. Vor seinem Wechsel zu Hesse übernahm er die Leitung der Materialwirtschaft beim Armaturenhersteller Holter Regelarmaturen GmbH (HORA).
Seine Kernaufgaben lagen auch hier in der Neustrukturierung, Digitalisierung und Umorganisation seiner Verantwortungsbereiche, um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern bzw. in Zukunft sicherzustellen.
