Obwohl die strategische Bedeutung des Einkaufs ständig zunimmt, sind viele Betriebe noch weit entfernt von einer Gleichstellung des Einkaufs mit anderen Unternehmensbereichen. Gerade in Firmen, die viele Teile und Komponenten zukaufen, haben Einsparungen im Einkauf jedoch einen unmittelbar positiven Einfluss auf das Geschäftsergebnis.
Hansjörg Marton, Inhaber und Geschäftsführer der Marton AG, einem Schweizer Spezialisten für die Blechbearbeitung: „Die Einkäufer stehen oft am Ende der Entscheidungskette. Sie sollten viel früher in Konstruktion und Entwicklung eingebunden werden, weil sie nur dann das Know-how eines Zulieferbetriebes voll nutzen können, um die Innovationskraft zu stärken und Einsparungen zu erzielen.“
Marc Staudenmayer, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Advancy, mit großer Erfahrung in der Einkaufsoptimierung: „Reduziert man den Einkauf auf die reine Beschaffungsfunktion, bleiben viele Potenziale in den Bereichen Produktinnovationen, Verbesserung der Kostenstruktur und Steigerung der Kundenzufriedenheit ungenutzt. Eine engere Zusammenarbeit des Einkaufs mit Konstruktion, Entwicklung, Produktion und Vertrieb würde auch das Zulieferunternehmen in die Lage versetzen, wertvolle Beiträge von der Produkt- bis hin zur Prozessoptimierung zu liefern.“
Die folgenden fünf Schritte unterstützen den Einkauf bei der nachhaltigen Verbesserung seiner Stellung und Wertschätzung im Unternehmen. Im Mittelpunkt stehen dabei die Analyse der aktuellen Situation, eine intensivere Zusammenarbeit mit geeigneten Lieferanten und die Verbesserung der eigenen Kommunikation im Unternehmen.
Schritt 1: Die Stärken und Schwächen des Einkaufs analysieren
Eine realistische Einschätzung der eigenen Position im Unternehmen, der Potenziale und Kompetenzen bildet die Voraussetzung für grundlegende Verbesserungen. Erfüllt der Einkauf die Ziele der Geschäftsführung und die Erwartungen der angrenzenden Abteilungen? Eine interne Kundenzufriedenheitsanalyse, die alle Anspruchsgruppen des Einkaufs einbezieht, und Gespräche mit Kollegen, mit denen man eng zusammenarbeitet, ergeben hier wichtige Hinweise. So liefert beispielsweise eine SWOT-Analyse entsprechende Antworten. Ein Beispiel für die SWOT-Analyse einer Einkaufsabteilung:
- Stärken: Technisch qualifizierte und erfahrene Mitarbeiter; effiziente Terminüberwachung; gut strukturierte Warengruppen; gute Zusammenarbeit mit wichtigen Lieferanten
- Schwächen: Mangelnde Fremdsprachenkenntnisse; veraltete IT-Ausstattung; ineffiziente Prozesse; ineffizientes Lieferanten-Sourcing; verspätete Einbindung in Konstruktion und Entwicklung
- Chancen: langjährige, zuverlässige und kompetente Lieferanten; allgemeiner Kostendruck auf Zulieferer; steigende Markttransparenz und -kompetenz
- Risiken: Steigende Rohstoffpreise; Einkauf des Wettbewerbs ist globaler aufgestellt; Wechselkursschwankungen
Daraus können zum Beispiel die folgenden Fragen und Antworten abgeleitet werden:
Haben wir die Stärken, um unsere Chancen zu nutzen? Verpassen wir Chancen aufgrund unserer Schwächen? Haben wir die Stärken, um Risiken zu bewältigen? Welchen Risiken sind wir wegen unserer Schwächen ausgesetzt?
Schritt 2: Aus der Stärken-Schwächen-Analyse die richtigen Schlüsse ziehen
Aus der SWOT-Analyse ergeben sich spezifische Fragestellungen. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor sind beispielsweise die richtigen Zulieferbetriebe. Sind sie in der Lage, die Ziele zu unterstützen? Sind sie entsprechend eingebunden? Sind die eigenen Mitarbeiter in der Lage, die Erlös- und Kostenpotenziale voll zu nutzen? Können die Prozesse effizienter gestaltet werden?
Eine bewährte allgemeine Methode, Ziele zu definieren, heißt SMART. Das Akronym steht für die folgenden fünf Kriterien. Das Ziel sollte spezifisch sein, also konkret formuliert werden; es sollte messbar und aktiv beeinflussbar sein. Darüber hinaus sollte es realistisch und terminierbar sein. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, können die Ziele und Termine mit den eigenen Mitarbeitern abgestimmt und schriftlich fixiert werden.
Schritt 3: Das Innovationspotential und das Know-how der Lieferanten nutzen
Ein wichtiges Ziel ist die optimale Auswahl der passenden Lieferanten. Nur so lassen sich wichtige Erfolgsfaktoren sicherstellen:
- Wirtschaftlichster Teilepreis
- Liefertreue
- Qualität
- Zuverlässigkeit
- Unterstützung der Konstruktionsabteilung bzw. der Produktion
- Kostenoptimierung im Sourcing
- Strategisches Lieferantenmanagement
Das setzt jedoch Markttransparenz und Vergleichbarkeit der Angebote und Leistungen voraus. Hier können Online-Marktplätze unterstützen.
Schritt 4: Interne Kommunikation braucht die richtigen Adressaten
Kommunikation braucht die richtigen Adressaten. An erster Stelle steht natürlich die Geschäftsführung. Zu den Anspruchsgruppen des Einkaufs gehören darüber hinaus das Controlling, das Qualitätsmanagement, F&E und das Marketing. Wie gut sind diese Beziehungen? Wie sichtbar sind der Einkauf und seine Leistungen für Geschäftsführung und für die anderen Abteilungen? Welche Beurteilungsmaßstäbe werden angelegt?
Die erfolgreiche Umsetzung der Ziele ist jedoch noch kein Garant für die Verbesserung der Position des Einkaufs im Unternehmen. Denn nur aufgeklärte Geschäftsführer, Abteilungsleiter und Kollegen sind in der Lage, den Wertbeitrag und die dahinterstehenden Leistungen des Einkaufs richtig einzuschätzen und entsprechend zu würdigen. Nur aufgeklärte Konstrukteure, Produktentwickler und Produktmanager sind in der Lage, die Chancen zu erkennen, die eine Kooperation mit dem Einkauf und mit Lieferanten bietet. Sie sind dann eher bereit, den Einkauf so früh wie möglich in die Produktentwicklung einzubeziehen. Die Innovationskraft und die Erfahrung von guten Lieferanten führen im Idealfall nicht nur zu besseren Produkten, sie zahlen sich auch kostenseitig aus.
Schritt 5: Tue Gutes und rede darüber – Maßnahmen zu einer nachhaltigen Stärkung der Position des Einkaufs
Kontinuierliche Verbesserungen und gemeinsame Zielevereinbarungen mit anderen Abteilungen stärken die Position des Einkaufs und bilden die Grundlage für ein erfolgreiches Selbstmarketing. Im Folgenden Maßnahmenvorschläge für den Optimierungsprozess und für eine erfolgreiche interne und externe Kommunikation:
- Transparente Kennzahlen, um den eigenen Wertbeitrag evaluieren zu können.
- Initiieren Sie Workshops mit anderen Abteilungen. Der Erfolg wird Ihnen dann zugeschrieben. – Identifikation von Schwachstellen und von Verbesserungspotentialen – Definition von Maßnahmen
- Zielvereinbarungen, auch mit anderen Abteilungen
- Fortbildungen für Mitarbeiter des Einkaufs
- Audits der Einkaufsabteilung, um die Zielerreichung zu überprüfen und Qualitätsstandards sicherzustellen
- Regelmäßige interne Kundenzufriedenheitsanalysen
Kommunikative Maßnahmen:
- Kommunikation mit den eigenen Mitarbeitern und Information der Anspruchsgruppen (Bedarfsträger, F&E, Marketing, Unternehmensleitung, Controlling, Qualitätsmanagement) über die externen und internen Erfolge der Beschaffung
- Nutzen Sie interne Medien wie Newsletter, Mitarbeiterzeitschrift, Blog und Intranet, um über Erfolge, Ziele und die geplanten größeren Schritte zu informieren. Holen Sie sich Unterstützung bei ihren Kollegen in Marketing und Kommunikation.
- Klären Sie mit der Kommunikationsabteilung, inwiefern die Leistungen des Einkaufs auch für externe Medien interessant sein könnten. Platzieren Sie Artikel in Fachmedien, die die eigenen Erfolge darstellen und dadurch positive Rückwirkungen auf die eigene Abteilung entfalten.
Tue Gutes und rede darüber!
Kommunizieren Sie Ihre Erfolge mit der Unternehmensleitung, mit den eigenen Mitarbeitern und mit allen Anspruchsgruppen des Einkaufs. So dienen die Leistungen der Einkaufsabteilung nicht nur dem Unternehmen, sie verbessern die Stellung des Einkaufs in der Unternehmenshierarchie. Ihre Mitarbeiter genießen so auch eine höhere Wertschätzung. Das gewonnene Vertrauen und die kontinuierliche Kommunikation begründen einen Vertrauensvorschuss der Geschäftsführung und der beteiligten Abteilungen. Und ein erfolgreiches Selbstmarketing dient nicht zuletzt auch Ihren persönlichen Zielen, zum Beispiel durch ein höheres Gehalt, einen besseren Status bzw. erweiterte Befugnisse.
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