Zehn Tipps zur Optimierung der Supply Chain

Als ersten Schritt müssen Sie – soweit noch nicht geschehen – zunächst die Hausaufgaben erledigen und die Abläufe in Ihrer Supply Chain genau strukturieren. Brechen Sie hierfür die gesamte Wertschöpfungskette auf und betrachten Sie alle Prozesse/Strukturen (Material-fluss, Logistikfluss, Anzahl Supply Chain Akteure, etc.) und Methoden (Grad des Informationsaustauschs, Kennzahlen, Standards, etc.), so dass Sie ein klares Verständnis Ihrer Supply Chain haben.

2. Identifizierung Ansatzpunkte Optimierung Supply Chain

Prüfen Sie auf Basis des in Schritt eins definierten IST-Zustands systematisch, welche Quick-Wins und langfristige Hebel für Sie Optimierungspotenzial bieten. Gehen Sie dabei so vor, dass Sie klar erkennen, bei welchen Hebeln Ihr IST-Zustand optimierungsfähig ist.

Prüfung Quick-Wins

Tipp 1: „Master Vendor“ – Prüfen Sie Master Vendor Lösungen für komplexe Dienstleistungen

Während für viele Warengruppen auf zwischengeschaltete Akteure verzichtet werden kann, sollten Sie für komplexere Dienstleistungen, wie z. B. Zeitarbeits-Dienstleistungen, die Möglichkeiten eines Master Vendors (auch Third Party Management genannt) prüfen. Dieser ist dann ratsam, wenn der Wegfall von administrativen Kosten für den Einkauf die Mehrkosten für den Master Vendor übertreffen.

Tipp 2: „Direkteinkauf“ – Überspringen Sie an geeigneten Stellen Zwischenhändler im Ein-kauf

Um durch Veränderungen Ihrer Supply Chain direkte Einsparungen zu erreichen, empfehlen wir zu prüfen, für welche Artikel und Warengruppen die Möglichkeit besteht, auf Zwischen-händler zu verzichten. Die entscheidende Frage bei dem Für und Wider eines Zwischen-händlers ist, ob der Nutzen des Zwischenhändlers (direkter Kontakt zu den Lieferanten, Mengenbündelung, Übernahme administrativer Aufgaben, Marktwissen und logistische Fähigkeiten) die Kosten des Zwischenhändlers (Margenverlust im Vergleich zum Direktbezug) über- oder untertreffen. Voraussetzung für das Überspringen eines Zwischenhändlers und den damit verbundenen Direkteinkauf ist ein ausreichend hoher Bedarf und eine angemessene Expertise (z.B. in Bezug auf Sprachen und Logistikanforderungen) im Einkaufsmarkt.

Tipp 3: „Vorverhandeln“ – Verhandeln Sie Materialien und Dienstleistungen vor

Durch geschicktes Vorverhandeln können Sie Ihre Einkaufskonditionen weiter verbessern. Konzentrieren Sie sich daher nicht nur auf Verhandlungen mit Ihren direkten Lieferanten, sondern beziehen Sie für wichtige Warengruppen auch Ihre Vorlieferanten mit ein. Je besser auch die Vorlieferanten über Ihre Spezifikationsanforderungen informiert sind, desto eher lässt sich beispielsweise die Reklamationsquote senken und Ihre Supply Chain weiter optimieren.

Prüfung langfristige Hebel

Tipp 4: „Make or Buy“ – Prüfen Sie Ihre Make or Buy Aufteilung

Ihre Supply Chain ist dann optimal gestaltet, wenn die einzelnen Schritte der Wertschöpfung dort durchgeführt werden, wo die meiste Kompetenz für diesen Schritt vorhanden ist. Konkret gilt es daher zu prüfen, ob Sie aktuell Tätigkeiten ausführen, die ein anderer Akteur innerhalb der Supply Chain besser ausführen könnte (z.B. Logistikdienstleistungen). Gleich-zeitig sollten Sie prüfen, ob Ihr Einkauf Artikel beschafft, die Sie mit Ihren Kompetenzen selbst kostengünstiger herstellen können.

Tipp 5: „Prozessoptimierung“ – Optimieren Sie ausgewählte Material- und Logistikprozesse

Durch Prozessoptimierung machen Sie Ihre Supply Chain wettbewerbsfähiger. Arbeiten Sie an Supply Chain übergreifenden IT-Lösungen und integrativen Logistikkonzepten. Konkret können Sie sich z. B. die Minimierung der gesamten Transportkosten innerhalb der Supply Chain zum Ziel setzten. Eine optimale Warenlageraufteilung lässt sich z. B. durch Konsignationslager, die kurze Wege zwischen Lieferant und Kunde gewährleisten, erreichen. Ebenfalls relevant ist die Durchlaufzeit pro Bestellung bis zum Endkunden: Analysieren Sie an welchen Stellen Zeit vergeht, ohne dass Wertschöpfung oder Transport stattfindet. Erarbeiten Sie anschließend gemeinsam mit ihren Partnern Maßnahmen, diese verlorene Zeit zu minimieren.

Tipp 6: „Supply Chain Kennzahlen“ – Verwenden Sie Supply Chain weite Kennzahlen

Anschließend können Sie durch die Verwendung von Kennzahlen den Einkaufsprozess Ihrer gesamten Supply Chain direkt messen und so den Erfolg verschiedener Optimierungen prüfen. Jeder kennt Kennzahlen als entscheidendes Werkzeug zur Steuerung von Abteilungen und Unternehmen. Das Problem von unternehmensinternen Kennzahlen ist jedoch, dass einzelne Unternehmen Ihre Kennzahlen in zu hohem Maße zu Lasten anderer Akteure in der Supply Chain optimieren. Dadurch kann langfristig die Stabilität der gesamten Supply Chain ab-handenkommen.

Tipp 7: „Supply Chain Standards“ – Etablieren Sie Standards entlang der Supply Chain

Eine Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied – Denken Sie daher daran, dass selbst Fehler, die in vorgelagerten Stufen Ihrer Supply Chain geschehen, auf Sie zurückfallen können. Setzen Sie daher vermehrt auf Standards im Bereich Qualität (Qualitätszertifikate; Nor-men etc.) und IT (IT-Verknüpfung zwischen verschiedenen Unternehmen sowie Datensi-cherheitsstandards beim Informationsaustausch). Gerade beim Thema Datentransfer und Datensicherheit sollten Sie ständig am Ball bleiben, damit sensible Informationen auch nur dort ankommen, wo Sie es vereinbart haben.

Tipp 8: „Informationsaustausch intern“ – Etablieren Sie einen intensiven Informationsaustausch unternehmensintern

Um langfristig von Supply Chain Optimierung zu profitieren, ist in vielen Einkaufsabteilungen ein Umdenken notwendig. Von einer ausführenden Rolle des Einkaufs sollte der Anspruch in Richtung einer gestaltenden Funktion gehen, die Eigeninteressen einzelner Abteilungen gegeneinander abwägt. Nehmen Sie den Verpackungsprozess Ihrer Produkte als Beispiel: Die Marketingabteilung pocht auf hochwertiges (und teures) Produktdesign. Im Fokus des Marketings liegen die Kunden der Produkte. Die Produktion möchte schnell, materialsparend und kostengünstig produzieren. Im Blick ist hier der gesamte Produktionsablauf. Die Logistikabteilung hat Interesse an einer effizienten, sicheren und für den Weitertransport optimierten Verpackung. Im Blick ist hier der Transport der Waren. Als Einkauf sollten Sie hier die Chan-ce ergreifen und Entscheider aus allen Bereichen an einen Tisch holen, um die interne Wert-schöpfung zu optimieren und so unternehmensoptimal einzukaufen.

Tipp 9: „Informationsaustausch Top-Lieferanten“ – Pflegen Sie den Informationsaustausch mit Top-Lieferanten

Um neue Erlösquellen und größtmögliches Einsparpotenzial zu generieren, müssen Sie mit Ihren wichtigsten Lieferanten diejenigen Herausforderungen gemeinsam lösen, die beide Parteien alleine auf Grund fehlender Daten nicht angehen können. Das Schlüsselwort ist Informationsaustausch, der regelmäßig erfolgen sollte. Betrachten Sie beispielsweise Ihre Absatzzahlen für ein bestimmtes Produkt, das einen direkten Einfluss auf Ihr Einkaufsvolumen hat. Nehmen Sie an, Ihr Top-Lieferant erhält diese Absatzzahlen von Ihnen mit der Information, dass Sie für kommendes Jahr von einem leichten Absatzplus ausgehen. Jetzt muss Ihr Lieferant nicht mehr auf Grundlage eigener Schätzungen und Ihres vergangenen Bestellverhaltens planen und kann so die eigene Produktion optimieren. Die Beseitigung dieser Informationsasymmetrie führt zu möglichen Einsparungen auf Seiten des Lieferanten, die zwischen Kunde und Lieferant aufzuteilen sind. Achten Sie daher darauf, von den Einsparungen des Lieferanten Ihren Teil durch niedrigere Preise ab-zubekommen.

Tipp 10: „Informationsaustausch Top-Kunden“ – Erweitern Sie den Informationsaustausch Richtung Absatzmarkt

Genau wie Ihre Lieferanten davon profitieren, wenn er Informationen von Ihnen erhält, so können auch Sie von Informationen Ihrer Kunden profitieren, um besser einzukaufen. Typischerweise driften tatsächliche Nachfrage und Bestellmengen im Verlauf vom Absatz- zum Beschaffungsmarkt immer weiter auseinander (sog. Bullwhip Effekt). Die Folge sind unnötig hohe Lagerbestände, die wiederrum zu vermeidbaren Kosten führen. Überzeugen Sie daher Ihre Partner am Absatzmarkt (Handel, Zwischenhändler etc.) von den Vorteilen eines Informationsaustausches mit dem Argument, dass beide Seiten Kosten sparen können. Am meisten dann, wenn die tatsächlichen Absatzmengen bereits von den ERP-Systemen Ihrer Kunden automatisch an Sie weitergeleitet werden.

3. Umsetzung

Legen Sie zuletzt für die identifizierten Hebel Maßnahmen fest und bewerten Sie diese nach Umsetzungszeitraum und Härtegrad. Anschließend können Sie die Hebel priorisieren und mit der Umsetzung beginnen. Bei Berücksichtigung dieser Tipps werden Sie in kurzer Zeit Erfolge bei der Optimierung Ihrer Supply Chain sehen können.