Meinungsbeitrag: Beschaffung im Fokus

Unternehmensausgaben – so intelligent und einfach wie für private Konsumenten

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Die Beschaffung ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens. Doch es müssen die richtigen Werkzeuge vorhanden sein, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Bild: Sikov/Fotolia
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Während im Bereich B2C ein Beschaffungsprozess einfach und unkompliziert abläuft, sind die Prozesse im B2B-Umfeld oft umständlich und langwierig. Intuitives Handling ist leider oft noch die Ausnahme. Aber der Unterschied zwischen Business- und Privat-Geschäft ist behebbar– Unternehmen müssen nur die richtigen Werkzeuge einsetzen, um ihre Beschaffungsprozesse zu verändern und schlanker zu gestalten.

Für den Verbraucher ist der Kauf von Produkten ganz einfach und wird durch Technologie unterstützt. Man fühlt sich informiert und weiß, was man möchte bzw. welche möglichen Produkte in Betracht kommen und kann Optionen vergleichen. Wenn man sich schließlich für ein Produkt entschieden hat, ist der Zahlungsprozess zur Freude von Verkäufern und Käufern extrem einfach geworden.

Unternehmen sehen sich bei der Beschaffung einem viel komplexeren Prozess gegenüber. Das Fehlen von leicht verfügbaren Diensten und Optionen macht eine fundierte Einkaufsentscheidung zu einem langwierigen und komplizierten Prozess mit vielen Reibungspunkten. Dies verlangsamt den Austausch von Waren, Dienstleistungen und Geld. Das frustriert nicht nur die Beschaffungsprofis. Die Mitarbeiter leiden ebenfalls unter den Auswirkungen und Verzögerungen der laufenden Einkaufsprozesse. Außerdem wirken sie sich nachteilig auf Sicherheit, Prozesseffizenz und Lieferung aus.

Warum ist ein solch komplexer und langsamer Prozess zum Standard geworden? Der Grund ist einfach: Legacy-Systeme und veraltete Prozesse verhindern Geschäftsinnovation und damit das Wachstum von Unternehmen. Was wäre, wenn Unternehmen eine andere Denkweise bei ihren Ausgaben anwenden würden – eine, die eine Konsumentensicht auf die von Unternehmen eingesetzten Technologien anwendet?

Mitarbeiter wie Verbraucher behandeln

Mitarbeiter sind auch Verbraucher, aber der Prozess des Einkaufs könnte nicht unterschiedlicher sein, wenn sie im privaten Umfeld oder für ihr Unternehmen Produkte oder Services einkaufen.

Kaufe ich als Privatperson, beispielsweise auf Amazon, ein, besteht die Möglichkeit, Produkte zu vergleichen, Kundenfeedback und Bewertungen zu überprüfen und die Lieferoptionen anzupassen. Auch die Zahlungsart lässt sich flexibel auswählen. Als Kunde benötigt man ein paar Klicks, dann ist das Produkt erworben und der Kauf ist bis zur Haustür verfolgbar. Dadurch hat der Verbraucher das Gefühl, fundierte und intelligente Kaufentscheidungen treffen zu können.

B2B-Ausgaben sind ein starker Gegensatz dazu. Unternehmen sind immer noch weitgehend auf Kataloge für ihren Einkaufsbedarf beschränkt. Selbst digital arbeiten die Mitarbeiter, die Kaufentscheidungen treffen, in isolierten, siloartigen Umgebungen, in denen sie aus relativ statischen Katalogen kaufen oder nach bestimmten Artikeln innerhalb eines bestimmten Lieferantenstandortes suchen müssen.

Services werden oft über eine manuelle Suche oder auf der Grundlage reaktiver Beziehungen bezogen. Ohne Echtzeit-Suchfunktion verschwenden die Mitarbeiter dabei oft wertvolle Zeit und durchsuchen Kataloge auf den Websites vieler verschiedener Anbieter, um die gewünschten Produkte zu finden. Um die unterschiedlichen Angebote zu vergleichen, kalkulieren die Mitarbeiter diese manuell. Darüber hinaus ist vielfach eine Bestellung via Fax die modernste Ordering-Methode. Insgesamt ist dieser Prozess im digitalen Zeitalter enorm ineffizient.

Können wir ein Amazon-ähnliches Einkaufs-Erlebnis im betrieblichen Umfeld umsetzen und Kaufoptionen zeitnah, sicher, informiert und intelligent im Unternehmen bereitstellen, wird dies einen enormen Einfluss auf die Fähigkeit eines Unternehmens haben, effektiv und effizient zu handeln.

Langwierige Prozesse, die bislang als Blocker beim Kauf von Waren fungierten, werden beseitigt. Das Ergebnis sind schnellere und problemlosere Transaktionen und eine höhere Flexibilität. Mitarbeiter arbeiten effizienter und können sich in der zur Verfügung stehenden Zeit auf strategische Geschäftsfelder konzentrieren. Auch die Lieferantenbeziehungen verbessern sich dank einer engeren und effizienteren Zusammenarbeit.

Auswahl der richtigen Plattform

Der Kontrast zwischen Geschäfts- und Konsumausgaben ist behebbar– Unternehmen müssen nur die richtigen Werkzeuge einsetzen, um ihre Beschaffungsprozesse zu verändern und schlanker zu gestalten. Neue, technologiebasierte Plattformen ermöglichen ein verbraucherorientierteres Einkaufserlebnis. Sie werden außerdem immer intelligenter und treffsicherer.

Es ist an der Zeit, die altmodischen Kataloge zu entsorgen. Plattformen bieten Echtzeit-Suchfunktionen für wettbewerbsfähige Einkäufe mit integrierter Community-Intelligence. Dies ermöglicht einen informierten, innovativen und benutzerfreundlichen Beschaffungsprozess. Der zunehmende Einsatz dieser Technologie ermöglicht der Beschaffung, einen größeren Einfluss auf das gesamte Unternehmen. Durch die Interpretation intelligenter Spend-Daten, die Beschaffung der besten Dienstleistungen und die Auswahl der besten Anbieter und, damit einhergehend, die Senkung der Kosten, können Investitionen in anderen Geschäftsfeldern wie Produktentwicklung und Marketing getätigt werden.

Die Stärke von Suchen und Rezensionen

Die neuesten Beschaffungsplattformen bieten Suchfunktionen, ähnlich denen von Google oder Amazon und schaffen ein umfassendes Business-to-Business-Shopping-Erlebnis in Echtzeit, im Cache und in lokalisierten Katalogen. Und wie Sie es von Consumer-Anwendungen gewohnt sind, bieten diese, für Unternehmen entwickelten Plattformen, Preis-, Liefer- und Rezensionsvergleiche in einem vollständig integrierten End-to-End-Erlebnis – von der Artikelsuche bis hin zum Kauf. Dank des Zugangs zu Rezensionen, die in Echtzeit Informationen über Lieferanten aus der Branche bieten, können Unternehmen die Qualität und den Wert ihrer Geschäftsausgaben effektiver beurteilen, genau wie bei einem Kauf durch den Verbraucher.

Die Nutzung von Community Intelligence

Rezensionen sind nur die Spitze des Eisbergs, wenn es darum geht, was diese Plattformen bieten. Verbraucher erwerben Wissen aus allen möglichen Quellen, um eine Kaufentscheidung zu treffen – der Website eines Unternehmens, durch Freunde, Familie, Social Media oder die Nachrichten. Organisationen erhalten durch Community Intelligence Zugang zu denselben fundierten Erkenntnissen, die neue Möglichkeiten hinsichtlich einer informierten Beschaffung eröffnen.

Durch die Bündelung und Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI) zur Analyse von Informationen und Erfahrungen aus der gesamten Kundengemeinschaft bieten diese Plattformen Unternehmen den notwendigen Einblick, um fundiertere und sogar präskriptive Beschaffungsentscheidungen zu treffen. Die Informationen werden mit einer höheren Zahl an Daten kontinuierlich besser. Denn je mehr Unternehmen mit Beschaffungsplattformen arbeiten, umso mehr Daten gibt es, um Handlungsweisen anzupassen.

Community Intelligence ermöglicht es Unternehmen, Beschaffungsoptionen für eine größere Bandbreite von Variablen zu vergleichen. Es lässt sich sogar eine Gesamtpunktzahl für einen Anbieter anzeigen. Einkaufsleiter sind damit in der Lage, einen Überblick darüber zu gewinnen, woher ein Produkt kommt, was in Bezug auf Compliance, Betrugserkennung, Risiko und Zahlungsmodalitäten helfen kann, wenn Unternehmen Kosteneinsparungen anstreben. Eine solche Community Intelligence bietet Unternehmen auch die Möglichkeit, sich mit ihrer jeweiligen Branche zu vergleichen, um Prozesse zu verbessern und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

Stärkung der Beschaffung zum Schaffen von Mehrwert

Die Beschaffung ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens. Doch es müssen die richtigen Werkzeuge vorhanden sein, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Derzeit werden jedoch Milliarden Euro durch unzureichende Beschaffungspraxis verschwendet. Durch den Einsatz von Technologien zur Transformation des Beschaffungsvorgangs können Unternehmen die Verwaltung von Ausgaben verändern und Innovationen im Front-Office durch Back-Office-Effizienz fördern.

Organisationen müssen intelligente Plattformen einführen, die das widerspiegeln, was wir in unserem täglichen Leben als Verbraucher sehen. Auf diese Weise werden Geschäftsprozesse optimiert, ein ganzheitlicherer Einblick in die Gesundheit des Unternehmens ermöglicht und die Mitarbeiter in die Lage versetzt, Zeit und Ressourcen in wichtigere, strategische Operationen zu investieren.


John Callan, Senior Director Coupa Software

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