Der Grund für die fehlende Effizienz, ist die Beschaffung von Material, Teilprodukten oder Zubehör komplett am betriebseigenen ERP-System vorbei. Entweder findet die Verbuchung der Rechnung und der Lieferung manuell statt und wird gar nicht im ERP erfasst. Oder eine Bestellung aus einem Online-Shop wird parallel verbucht, also manuell mit der Referenznummer aus dem Online-Shop im ERP erfasst. Dies kostet deutlich mehr Arbeitszeit.
E-Procurement-Plattformen sollen die Beschaffung effizienter gestalten und den Beschaffungsprozess von den beschriebenen Medienbrüchen befreien. Damit sie die volle Effizienz erreichen, müssen sie jedoch in der Lage sein, sowohl mit dem unternehmenseigenen ERP-System als auch mit den Lieferanten zu kommunizieren. Diese Kommunikation ermöglicht eine EDI-Schnittstelle, die in den meisten ERP-Systemen bereits vorhanden ist oder sich als Add-On hinzufügen lässt. Die Schnittstelle sorgt dafür, dass beide Systeme – E-Procurement und ERP – über festgelegte bzw. standardisierte Parameter miteinander sprechen. Die EDI-Schnittstelle bildet auch das Kernelement für den Import und Export strukturierter Daten zwischen der Plattform und dem ERP-System.
Bestellablauf in drei Varianten
Der Bestellablauf über eine EDI-Schnittstelle kann je nach den Anforderungen im Unternehmen laut Simple System auf drei verschiedene Arten erfolgen:
- Nachträgliche Integration der Bestellung in das ERP-System: Der Besteller loggt sich bei der E-Procurement-Plattform ein und legt dort die Artikel in den Warenkorb. Das Absenden des Warenkorbs löst die Bestellung beim Lieferanten aus. Parallel wird die Bestellung über die EDI-Schnittstelle im ERP-System angelegt. Auf diese Weise wird der Vorgang im ERP-System automatisiert erfasst und alle zur Bestellung gehörigen Daten ins System übernommen. Etwaige Genehmigungsprozesse können im E-Procurement-System konfiguriert werden. Die Freigaben erfolgen in der Regel über automatisch generierte E-Mails. Anwender profitieren von einem geringeren Arbeitsaufwand und bewahren die Datenhoheit über Bestellvorgänge.
- Erstellung des Warenkorbs in der E-Procurement-Plattform – Bestellanlage und -auslösung im ERP-System: Der Besteller greift über das E-Procurement-System auf den Katalog des Lieferanten zu und erstellt einen Warenkorb. Sendet er den Warenkorb ab, wird jedoch nicht – wie in Szenario 1 – die Bestellung beim Lieferanten ausgelöst, sondern zunächst nur eine Bestellanforderung im ERP erstellt. Für den Genehmigungsprozess werden im ERP die geltenden Schritte durchlaufen. Erst wenn dieser abgeschlossen ist, wird die Bestellung über das E-Procurement-System an den Lieferanten übertragen und ausgelöst. Alle diese Schritte erfolgen automatisiert – der Arbeitsaufwand ist dementsprechend gering.
- Integration der E-Procurement-Lösung durch Punch Out / OCI: Der Besteller meldet sich im ERP an und springt von dort mittels eines sogenannten OCI-Punch-Outs in die E-Procurement-Lösung und erstellt hier den Warenkorb. Mit Absenden des Warenkorbs wird die Bestellung nicht direkt an den Lieferanten geschickt, sondern über die EDI-Schnittstelle zunächst in die Bestell- oder Bedarfsanforderungsmaske des unternehmenseigenen ERP übertragen. Damit fließen auch alle die Bestellung betreffenden Daten wie Preis, Artikelnummer, Rechnungs- oder Kontierungsnummer direkt ins ERP ein. Dann wird die Bestellung ausgelöst – ebenfalls im ERP – um anschließend über die E-Procurement-Plattform an den Lieferanten übertragen zu werden.
Bild: Simple System
Fazit
Die Anbindung des ERP-Systems an die E-Procurement-Lösung kann dazu beitragen, die Einkaufsprozesse effizienter zu machen, denn in keinem Anbindungsfall müssen Bestellungen noch manuell erfasst werden – auch nicht beim Lieferanten. Welche Anbindungsmöglichkeit für ein Unternehmen sinnvoll ist, kann nicht pauschal beantwortet werden, sondern hängt von den strategischen und prozessualen Gegebenheiten der Organisation ab.
Wenn alle Besteller im ERP arbeiten und der Absprung in die Bestelloberfläche direkt aus diesem erfolgen soll, dann kommt nur die Integration der E-Procurement-Lösung per PunchOut/OCI in Frage. Falls Besteller sich direkt in der browserbasierten E-Procurement-Plattform anmelden, dann kommen die nachträgliche Integration der Bestellung in das ERP-System und die Erstellung des Warenkorbs in der E-Procurement-Plattform in Frage. Welche dieser beiden Varianten sich für eine Organisation besser eignet, hängt davon ab, welcher Anteil an Administration in die E-Procurement-Lösung verlegt werden soll.
Sollen die Genehmigungsprozesse und Vergabe von Bestellnummern im ERP verbleiben, dann ist das Unternehmen mit letzterer gut beraten. Sollen Genehmigungsprozesse und die Vergabe von Bestellnummern in die E-Procurement-Lösung verlegt werden, weil das genutzte ERP beispielsweise eher starre, schlecht konfigurierbare und weniger alltagstaugliche Möglichkeiten zur Gestaltung von Freigabeprozessen mitbringt, empfiehlt sich die nachträgliche Integration der Bestellung. In allen Fällen ist die ERP-Schnittstelle der Dreh- und Angelpunkt für die effiziente Nutzung des E-Procurement-Systems.
