Die Beschaffungsplattform Wucato vereinfacht Einkaufsprozesse für Mittelstand und Industrie

Würth digitalisiert die interne Betriebsmittelbeschaffung

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In einem Pilotprojekt führt die Adolf Würth GmbH & Co. KG in zunächst 16 Niederlassungen die zentrale Beschaffungsplattform Wucato ein. Diese schafft unternehmensübergreifend mehr Wirtschaftlichkeit und Transparenz für den Einkauf.

Mittelstand und Konzerne haben die Notwendigkeit digitaler Lösungen für die wirtschaftliche Beschaffung bereits erkannt, kleinere Betriebe tun sich noch schwer – so das Management Summary der BME-Studie „Barometer Elektronische Beschaffung 2019“. Laut der Studie können erst rund zwölf Prozent aller deutschen Unternehmen zentral auf unterschiedliche Kataloge und alternative Lieferanten zugreifen. Knapp die Hälfte aller 264 Befragten aus dem Beschaffungsbereich planen aber in diese Richtung. „Damit die digitale Transformation ganzer Wertschöpfungs- und Lieferketten gelingt, müssen Einkauf, Supply Chain Management und Logistik die damit verbundenen Innovationen gemeinsam vorantreiben“, sagte BME-Hauptgeschäftsführer Dr. Silvius Grobosch bei der Vorstellung der Studie im März 2019. Das gelte insbesondere für den Einsatz von Lösungen wie digitale Marktplätze.

Eine Erfahrung, die auch bei Würth gemacht wurde. Thomas Egner, Einkauf Investitionsgüter & Betriebsmittel, bestätigt den Teamgedanken: „Die Einführung einer unternehmensweiten Betriebsmittelbeschaffung kann nur funktionieren, wenn alle Beteiligten in das Projekt einbezogen werden.“ Bei Würth hat ein interdisziplinäres Projektteam den Bedarf an Betriebsmittel und die Anforderungen der Mitarbeiter in rund 500 Niederlassungen analysiert und geprüft, an welchen Stellen personelle Aufwände und analoge Abläufe durch digitale Prozesse effizienter gestaltet werden können. „Wir haben von Anfang an den Einkauf, das Rechnungswesen sowie die IT-Fachleute und nicht zuletzt auch die Niederlassungen selbst ins Boot geholt. So konnten wir einerseits die Forderung nach mehr Wirtschaftlichkeit und Transparenz erfüllen, andererseits aber auch die Vorstellungen und Wünsche der Nutzer bei der Auswahl einer passenden Lösung berücksichtigen.“

Ziel des Würth-Einkaufs bei der Suche nach einer unternehmensübergreifenden Lösung war unter anderem, dass alle im Bestellprozess anfallenden Daten inhouse digital verarbeitet werden können, damit die manuelle Bearbeitung von Belegen entfällt und das Rechnungswesen entlastet wird. Bei einem Unternehmen von der Größe Würths ein
beachtlicher Posten: Pro Jahr gehen beim Einkauf mehr als 70.000 Einkaufsbelege aus den rund 500 Niederlassungen ein, die alle manuell geprüft, bearbeitet und über die Kasse verrechnet werden müssen. Außer der Reduktion des manuellen Aufwands bringt die Digitalisierung der Daten einen weiteren Vorteil: Durch entsprechende Datenanalysen kann der Einkauf erkennen, was im Feld tatsächlich gebraucht wird und gezielt nach optimalen Produktlösungen suchen, für die dann Mengenrabatte ausgehandelt werden können.

Alles aus einer Plattform

Das Projektteam bei Würth hat seine Digitalisierungsstrategie für die Betriebsmittelbeschaffung mit einem internen Partner umgesetzt: mit Wucato. Das Unternehmen bietet einen digitalen Marktplatz mit integriertem Shop für C-Teile an. Gemeinsam mit dem Projektteam hat Wucato die Plattform an die spezifischen Anforderungen der Würth-Niederlassungen angepasst und ihr bisheriges Geschäftsmodell erweitert. Die Plattform wird im ersten Schritt die Beschaffung von Bürobedarf und Lebensmitteln in den Würth-Niederlassungen vereinfachen.

Wucato bündelt die Produkte zahlreicher Lieferanten von A wie Arbeitskleidung über S wie Schrauben bis Z wie Zitronentee. Insgesamt umfasst die Plattform mehr als drei Millionen Artikel. Wucato agiert im eigenen Shop als Händler, auf dem Marktplatz verkaufen dagegen unabhängige Lieferanten ihre Ware. Würth hatte Wert darauf gelegt, dass die Beschaffungsplattform grundsätzlich offen ist und individuelle Anforderungen der Niederlassungen in puncto Lieferanten und Sortiment berücksichtigen kann. Die Niederlassungen entscheiden gemeinsam mit dem Einkauf, mit welchen Lieferanten sie auf der Plattform zusammenarbeiten und können dort bereits verhandelte Konditionen hinterlegen. Der Einkauf hat die Möglichkeit, Lieferanten oder Sortimente auszublenden, um einen bedarfs- und einkaufsoptimierten Marktplatz einheitlich für alle Niederlassungen zu gestalten. Bestellt wird per Mausklick, geliefert meist in ein bis drei Werktagen durch ausgewählte Logistikpartner.

Alle anfallenden Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Lieferscheine werden automatisiert via EDI-Anbindung in die Würth-eigenen Systeme übertragen.

Bei Würth werden während der Pilotphase ab Mitte 2019 insgesamt 16 Niederlassungen an Wucato angeschlossen. Bis zum ersten Quartal 2020 erfolgt der Rollout auf die rund 500 weiteren Würth-Niederlassungen, um die digitale Betriebsmittelbeschaffung im gesamten Unternehmen zu etablieren.


Der Autor:

Michael Grupp, freier Redakteur in Stuttgart

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