Mit der neuen IATF 16949:2016 rückt das Vertragsmanagement der Unternehmen verstärkt in den Fokus der Auditoren. Dies hängt mit den Änderungen im Normtext der IATF 16949:2016 zusammen. Im Vergleich zur Vorgängerfassung ISO TS 16949 hat sich die IATF nämlich von einer rein Technischen Spezifikation (TS) zu einer nunmehr auch juristischen Norm entwickelt. Für viele unbemerkt hat sich diese Änderung im Abschnitt 3.1 bei der Definition des Begriffs „Kundenanforderung“ vollzogen. Dort heißt es:
„An dieser Stelle war ein Zitat aus Abschnitt 3.1 IATF 16949 vorgesehen. Aufgrund des ausdrücklichen Urheberrechtsvermerks in der IATF 16949 hat der Autor beim VDA um Genehmigung des Abdrucks gebeten. In der Antwort-E-Mail des VDA heißt es dazu: „… vielen Dank für Ihre Anfrage. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir zu den von Ihnen angefragten Nutzungen des Qualitätsmanagementsystems Standard IATF 16949 nicht unsere Einwilligung geben können.“
Die vertraglichen Kundenanforderungen müssen abgesichert werden
Überall dort wo die IATF 16949 den Begriff „Kundenanforderungen“ verwendet (also an insgesamt 33 Stellen) umfasst dieser Begriff auch die Einkaufsbedingungen! An dieser Stelle sei ausdrücklich hervorgehoben, dass es dabei nicht allein um die Allgemeinen Einkaufsbedingungen sondern um alle vertraglichen Bedingungen geht. Der Begriff „Kundenanforderungen“ erhält damit neben seinem technischen Inhalt eine juristische Bedeutung. Insofern ist es auch konsequent, nicht mehr von einer TS (Technischen Spezifikation), sondern von einem „Qualitätsmanagement-System-Standard“ zu sprechen. Obwohl gerade der Vertrieb ein vitales Interesse an einem perfekten Vertragsmanagement haben sollte, zeigt die Praxis, dass in vielen Unternehmen gerade dort das reinste Vertragschaos herrscht. Nach dem Motto „es wird schon gut gehen“ und „wenn wir alles prüfen was der Kunde von uns in seinen Vertragsdokumenten verlangt, bekommen wir kein Angebot fristgerecht raus“ wird darauf vertraut, dass die eigenen Erklärungen die einzig rechtsverbindlichen Erklärungen sind. Deshalb werden neben den Zeichnungen und technischen Spezifikationen des Kunden vorrangig die eigenen Erklärungen verwaltet. Dem entgegen verfügt der Einkauf in der Regel über reichlich Erfahrung, dass nur komplette Verträge eine rechtliche Sicherheit bieten. Deshalb funktioniert das Vertragsmanagement im Einkauf in der Regel besser. Schon aus diesem Grund liegt es nahe, das gesamte Vertragsmanagement (einschließlich der Verträge mit den eigenen Kunden) im Einkauf anzusiedeln.
Traditionell bedeutet Qualitätssicherung, dass ein Unternehmen Prozesse einführen und managen muss, mit denen die technischen und kommerziellen Anforderungen an das Produkt und den Produktionsprozess abgesichert werden. Durch die Einbeziehung der gesamten Einkaufsbedingungen in das Qualitätsmanagementsystem erhält insbesondere der Einkauf heute eine ganz neue Aufgabe. Aufgrund von Abschnitt 8.4.1.1 IATF 16949 muss das Unternehmen bei der Steuerung von extern bereitgestellten Prozessen nämlich sicherstellen, dass es all jene extern bereitgestellten Prozesse, die Auswirkungen auf die Kundenanforderungen haben, in den Geltungsbereich des eigenen Qualitätsmanagementsystems einbezogen hat.
„An dieser Stelle war ein Zitat aus Abschnitt 8.4.1.1 IATF 16949 vorgesehen. S.o.“
Da zu den Kundenanforderungen wie oben ausgeführt auch das gesamte Vertragswerk des Kunden gehört, muss der Einkauf im Verhältnis zu seinen Lieferanten sicherstellen, dass die vom Vertrieb gegenüber den eigenen Kunden gemachten Zusagen, eingehalten werden können. Vereinbart der Vertrieb mit dem eigenen Kunden z. B., dass ein aus einer Sonderlegierung hergestelltes Produkt auch 15 Jahre nach EOP als Ersatzteil geliefert werden kann, dann muss der Einkauf mit dem Hersteller der Sonderlegierung eine entsprechende Absicherung hinsichtlich der Produktion über den gesamten Zeitraum vereinbaren. Gelingt dies nicht, muss der Vertrieb das dadurch entstehende Risiko analysieren und bewerten. Auch dieses Beispiel belegt, dass der Einkauf die richtige Stelle im Unternehmen ist, um die vertraglichen Anforderungen der Kunden zu managen.
Das Vertragsmanagement im Zertifizierungsaudit
Die geänderten Anforderungen an das Vertragsmanagement werden auch Auswirkungen im Rahmen der Zertifizierungsaudits haben. Für die in der Regel technisch ausgebildeten Auditoren bedeuten diese Änderungen nämlich ganz neue Herausforderungen bei der Prüfung. Überall dort, wo die Auditoren im Rahmen eines Audits überprüfen müssen, ob das Unternehmen die Kundenanforderungen im Sinne der IATF 16949 in ihrem Qualitätsmanagementsystem berücksichtigt hat, müssen die Auditoren nunmehr auch das gesamte Vertragswerk des Kunden im Auge haben. Als Mindestanforderung verlangen sie deshalb bereits heute, dass die Unternehmen die einem Auftrag zuzuordnenden Verträge vorlegen können. Ein Unternehmen muss deshalb neben der Bestellung alle mitgeltenden Dokumente zur Einsicht zur Verfügung haben. Außerdem müssen die Unternehmen in der Lage sein, benennen zu können, welche Vertragsdokumente überhaupt aktuelle Gültigkeit haben. In der Praxis scheitern viele Unternehmen bereits an der ersten Hürde, die Verträge zur Einsicht zur Verfügung zu haben. Dort wo dies möglich ist, fällt es vielen Unternehmen aber schwer, darzulegen, ob und ggf. mit welchem Inhalt die im Hause befindlichen Vertragsdokumente akzeptiert wurden. Die Entscheidung darüber können in vielen Fällen nur Juristen treffen. Hinsichtlich der Hauptkundenprojekte sollte es aus Qualitätssicherungsgründen dazu allerdings keine Zweifel geben.
Da den meisten Auditoren derzeit die Kompetenz fehlt, die juristischen Anforderungen aus den Verträgen überhaupt zu ermitteln (es ist allerdings bereits absehbar, dass zukünftig auch Juristen an einem Zertifizierungsaudit teilnehmen werden müssen), werden sie sich exemplarisch auf ein Vertragswerk konzentrieren, welches traditionell eher technisch geprägt ist: Die QSV! Dabei werden den Unternehmen verschiedene Neuerungen in der IATF 16949 hinsichtlich der kundenspezifischen Anforderungen besondere Schwierigkeiten bereiten. Aufgrund von Abschnitte 3.1 IATF 16949 handelt es sich bei den kundenspezifischen Anforderungen um Auslegungen und zusätzliche Anforderungen zu den Regelungen der IATF 16949.
Verlangt Abschnitt 9.1.1.1 IATF 16949 von dem Unternehmen z.B., dass ein Unternehmen für neue Produktionsprozesse Analysen hinsichtlich der Prozessfähigkeit durchführen muss, dann sind Anforderungen in einer QSV, wonach ein Unternehmen die Prozessfähigkeit mittels der Analyse eines cpk-Wertes von 1,67 nachweisen muss, eine Interpretation bzw. eine Zusatzanforderung zu Abschnitt 9.1.1.1 IATF 16949 und damit eine kundenspezifische Anforderung. Sieht eine QSV, ein Werkzeugvertrag oder eine Allgemeine Einkaufsbedingung z. B. vor, dass Prozessänderungen „schriftlich“ anzuzeigen und zu genehmigen sind, dann ist dies u. a. eine Zusatzanforderung zu Abschnitt 8.3.6 IATF 16949. Die Liste verdeckter kundenspezifischer Anforderungen in den Vertragswerken, insbesondere in der QSV lässt sich beliebig verlängern.
Problematisch werden kundenspezifische Anforderungen für ein Unternehmen aufgrund von Abschnitt 4.3.2 IATF 16949. Danach sind kundenspezifische Anforderungen von dem Unternehmen zu bewerten und in das Qualitätsmanagementsystem des Unternehmens einzubeziehen.
Die Verpflichtung, kundenspezifische Anforderungen in den Anwendungsbereich des QMS einzubeziehen, setzt zunächst voraus, dass diese überhaupt korrekt identifiziert wurden. Weisen die Verträge die kundenspezifischen Anforderungen nicht gesondert aus oder gibt es zwischen den Parteien keine ausdrückliche Vereinbarung, welche Anforderungen als kundenspezifische im Sinne von Abschnitt 4.3.2 IATF 16949 zu betrachten sind, dann ist ein Streit mit dem Auditor über bestimmte Passagen der Verträge, insbesondere der QSV vorprogrammiert. Zu Recht werden die Auditoren von den Unternehmen verlangen, dass sie ihnen die vom Unternehmen in sein QMS einbezogenen kundenspezifischen Anforderungen darlegen. Es ist nicht die Aufgabe des Auditors, diese aus den mit dem Kunden abgeschlossenen Verträgen zu ermitteln. Vielmehr müssen die Unternehmen bereits zum Zeitpunkt des Audits aufgrund von Abschnitt 7.5.1.1 d) IATF 16949 die kundenspezifischen Anforderungen in einem Dokument erfasst und diese in Form einer Matrix an die entsprechenden Stellen des QMS adressiert haben. Für die aktuell gültigen Verträge, insbesondere für die mit dem Kunden abgeschlossenen Qualitätssicherungsvereinbarungen bedeutet dies, da diese in der Regel keine kundenspezifischen Anforderungen ausweisen, dass die kundenspezifischen Anforderungen in einem gesonderten Dokument erfasst werden müssen. Einige Automobilhersteller stellen den Lieferanten derzeit Dokumente zur Verfügung, in denen sie die von ihnen herausgearbeiteten kundenspezifischen Anforderungen benennen. Dazu ist anzumerken, dass solche einseitigen Erklärungen des Kunden für einen Auditor nicht bindend sind. Ist der Auditor/die Auditorin der Auffassung, andere Regelungen in den Verträgen der Kunden sind ebenfalls als kundenspezifische Anforderungen vom Lieferanten zu beachten, dann entlastet die einseitige Kundendefinition den Lieferanten nicht. Deshalb ist allen Lieferanten in der derzeitigen Situation anzuraten, mit den Kunden eine Vereinbarung hinsichtlich der von ihnen im Rahmen des Abschnitt 4.3.2 IATF einzubeziehenden kundenspezifischen Anforderungen zu treffen. Eine solche Vereinbarung wäre dann für die auditierende Person verbindlich.
Für zukünftig abzuschließende Qualitätssicherungsvereinbarungen empfiehlt es sich von Anfang an, eine Vereinbarung hinsichtlich der kundenspezifischen Anforderungen zu treffen. Dies verschlankt zum einen die Qualitätssicherungsvereinbarungen. Zu anderen schafft es für alle Beteiligten (Kunden, Lieferanten und Auditoren) rechtliche Sicherheit im Umgang mit kundenspezifischen Anforderungen.
Rechtliche Sicherheit schaffen
Da kundenspezifische Anforderungen nicht nur in den Qualitätssicherungsvereinbarungen sondern in nahezu allen Vertragsdokumenten des Kunden zu finden sind, ist der Umgang mit diesen Anforderungen eine Aufgabe des Vertragsmanagements und damit wiederum zukünftig am besten im Einkauf anzusiedeln.
Hintergrund
IATF 16949:2016 – die Norm für die Automobilindustrie
Die International Automotive Task Force hat am 1. Oktober 2016 eine Norm für Qualitätsmanagement in der Automobilindustrie IATF 16949:2016 veröffentlicht. Damit ersetzt sie die bisherige ISO/TS 16949:2009, die bisher als weltweit etablierter Qualitätsstandard innerhalb der Branche galt.
Die Umstellung muss bis zum 14. September 2018 abgeschlossen sein.
