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Einkaufserfolgsdarstellung für Supermänner

Wertorientierter Einkauf
Einkaufserfolgsdarstellung für Supermänner

Bettina Lotz, SoftconCIS GmbH, Köln (Foto: Chip)
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Einkaufserfolg? Vorhanden! Aber wird er optimal dargestellt? Meist nicht. Ein traditionelles Problem des Einkaufs – die Erfolgsdarstellung: Beim Produktionseinkauf hilft zwar die Kennzahl Materialkostenveränderung, sie zeigt aber nicht explizit den Dienstleistungsanteil, die Verhandlungserfolge des Einkaufs. Doch auch die Dienstleistung lässt sich sichtbar machen – mit Superman.

Den Unternehmensgewinn mal einfach um 20 Prozent steigern? Ein Leichtes, wenn man „Er“ ist. Superman. Er …

… läuft wippenden Schrittes durch die Gänge, grüßt freundlich die Kollegen auf dem Weg in „sein“ Hoheitsgebiet. Vor der Tür hält er inne und …
… verwandelt sich, während er eintritt. Der freundliche Blick verschwindet aus dem Gesicht – und macht dem Röntgenblick Platz, mit dem er das komplette Einkaufsgeschehen durchleuchtet. Seinem spezialisierten, hochsensiblen Gehör entgeht kein Detail und mit seinem messerscharfen Verstand deckt er jedes Optimierungspotenzial sofort auf und argumentiert innerhalb und außerhalb des Unternehmens so geschickt, bis das Gegenüber sich schweißtriefend geschlagen gibt … und Supermann das Potenzial umsetzt. Er war siegreich – wieder einmal. Er, der Einkäufer. Und rettet damit das Unternehmensergebnis und viele Arbeitsplätze. Denn senkt der Einkauf im Endjahresergebnis die Ausgaben um nur einen Prozentpunkt, kann das eine Steigerung des gesamten Unternehmensgewinns um bis zu 20 Prozent bedeuten. Kaum eine andere Abteilung – weder der Vertrieb durch steigende Verkäufe noch die Produktion durch höhere Produktivität – kann das realistischerweise leisten.
Die Leistung des Einkaufs wird übersehen. Es ist das Standardproblem: Der Einkauf erzielt große Erfolge, kann sie aber nur schwerlich darstellen. Es gibt zwar Tausende Kennzahlen, die aber größtenteils nicht weiterhelfen. Profis wenden ein: „Aber die Materialkostenveränderung …“ Und in der Tat ist die Kennzahl MKV die wohl wichtigste für jeden Einkauf – insbesondere für Unternehmen mit einem hohen Prozentsatz an „genummerten“ Materialien. Diese Kennzahl zeigt, wie sich die Materialkosten eines Teils im Vergleich zum Vorjahr verändert haben. Durch die genummerten Materialien und die wiederkehrenden Beschaffungsvorgänge lässt sie sich lückenlos und auch automatisiert erheben: Basis sind fakturierte Mengen und Werte auf verschiedenen Detaillierungsebenen, zum Beispiel Artikel/Teil, Lieferant und Warengruppe. Superman schafft sogar die Differenzierung nach Einflussgrößen wie Währungsveränderungen, Lieferantenwechsel, technische Änderungen und Materialzuschlägen. So kann der Einkauf seine erbrachten Erfolge sowohl als Gesamteffekt im Sinne des GuV-Beitrags als auch als eigene Leistung aufzeigen.
Allerdings. Auch die populäre Kennzahl Materialkostenveränderung zeigt nicht die ganze Wahrheit. So enthält ihre Basis Einflussgrößen, die der Einkauf nur sehr bedingt steuern kann, zum Beispiel Währungsschwankungen oder Materialteuerungszuschläge. Wichtiger aber: Die eigentliche Leistung des Einkaufs wird nicht komplett wiedergegeben. Ein guter Einkäufer zeichnet sich insbesondere durch seine Verhandlungsstärke aus – diese wird aus der Materialkostenveränderung aber nicht vollständig ersichtlich. Wenn der Einkauf durch geschicktes Verhandeln eine Preiserhöhungsforderung mindert oder gar abwendet, taucht das bei der Kennzahl Materialkostenveränderung nicht auf. Damit bleibt die eigentliche Leistung dem Management nicht nur verborgen, sondern kehrt sich schlimmstenfalls ins Gegenteil, da nur die Teuerung erkannt wird. Es sieht aus, als hätte der Einkauf seine Arbeit nicht getan.
Problematisch wird es zudem, wenn „ungenummertes“ Material im Spiel ist. Hier ist schlicht nicht ersichtlich, welche Leistung erbracht wurde: Der Dienstleistungsbeitrag des Einkaufs erscheint nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Entsprechend bleibt der Erfolg des Einkaufs gänzlich im Dunkeln. Damit die komplette Wahrheit ans Licht kommt, muss Superman eingreifen.
Erfolge darstellen, auch bei Nichtserieneinkauf. Die Kennzahl MKV funktioniert bei hohem Wiederholeinkauf, bei Nichtserienkauf dagegen läuft sie ins Leere. Aber auch hier können die Einkäufer ihre Leistung darstellen, dazu muss der Einkäufer wieder zu Superman werden und nach der richtigen Methode vorgehen: Die Frage die sich stellt, beschränkt sich nicht nur auf: „Welche Einsparungen hat der Einkauf erzielt?“, sondern auch darauf: „Wie hat der Einkauf diese Einsparungen erzielt?“ Kann der Einkauf diese Frage beantworten, dann kann er belegen, dass er ein Wertgestalter im Unternehmen ist.
Einkaufsergebnis und Einkaufsleistung. Den Dienstleistungsbeitrag des Einkaufs gilt es, sichtbar zu machen. Das ist Supermans Methode: Zuerst definiert er Einkaufsergebnis, Einkaufsleistung und Einkaufserfolg.
Das Einkaufsergebnis: Zur Berechnung des Einkaufsergebnisses bei Erst- und Einmalbedarf wird als Bezugsgröße die Messgröße „Budget“ verwendet. Das Budget gibt der interne Kunde vor.
Die Einkaufsleistung: Hier wird die Messgröße „bestes unverhandeltes Angebot“ herangezogen. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Angebot von diesem Anbieter später auch akzeptiert wurde.
Die Summe aus Einkaufsleistung und Einkaufsergebnis ergibt den Gesamterfolg, den sogenannten Einkaufserfolg.
Alle Daten für diese Methode werden zentral im ERP-System oder in einem Reporting-Sheet erfasst.
Konfrontation: die verschiedenen Szenarien. Nun sieht sich Superman mit drei möglichen Szenarien konfrontiert. Erstens: Das Budget ist höher als der Vergabepreis. Zweitens, das Budget entspricht dem Vergabepreis oder, drittens, das Budget ist kleiner als der Vergabepreis.
Vergabepreis liegt unter dem Budget. Im ersten Szenario gibt es zweierlei Möglichkeiten: Liegt das Budget über dem Vergabepreis und (!) über dem besten unverhandelten Angebot, dann wird nur das Einkaufsergebnis erfasst, nicht aber die Einkaufsleistung – natürlich, denn die Verhandlungen führen in voller Höhe zu einer Kostenreduzierung gegenüber dem Budget. Die andere Möglichkeit lautet: Das Budget ist kleiner als das beste unverhandelte Angebot. Hier wird nun zusätzlich zum Einkaufsergebnis die Differenz zwischen Budget und dem besten unverhandelten Angebot als Einkaufsleistung erfasst.
Budget und Vergabepreis sind identisch. Beim zweiten Szenario kommt es darauf an, wie hoch das beste unverhandelte Angebot war. Lag es höher als der Vergabepreis, hat Superman wieder zugeschlagen – und kann den Unterschied in voller Höhe als Einkaufsleistung erfassen.
Budget liegt unter dem Vergabepreis. Das dritte Szenario bedeutet eine Kostenerhöhung für das Unternehmen. Trotzdem kann der Einkauf auch in diesem Fall seine Leistung ausweisen. Ist nämlich das beste unverhandelte Angebot größer als der Vergabepreis, erfasst Superman seine Einkaufsleistung und macht sie damit sichtbar – ebenfalls in voller Höhe.
Ganz grundsätzlich lässt sich diese Methode selbstverständlich ebenfalls für den Wiederholeinkauf verwenden, um die Verhandlungserfolge klar aufzuzeigen. Anstatt der Messgröße Budget wird dann schlicht der Altpreis herangezogen und anschließend Einkaufsergebnis sowie Einkaufsleistung berechnet. SoftconCIS bietet beispielsweise ein Modul für die Einkaufserfolgsdarstellung. Sämtliche Daten lassen sich hier einpflegen. Das Modul gibt einen Überblick über alle Erfolge des Einkaufs bei Wiederhol- und Nichtserieneinkauf – inklusive Dienstleistungsanteil. Zudem stellt das Tool sämtliche Einsparungsarten und Berechnungsmethoden detailliert dar. Der Einkauf kann sämtliche „subjektiven“ und objektiven Erfolge präsentieren und seine Argumentations- und Durchsetzungskraft gegenüber Vorstand und Geschäftsführung sowie dem gesamten Unternehmen steigern. Mit diesem Leistungsnachweis gewinnt der Einkauf den Stellenwert im Unternehmen, der ihm zusteht. Superman hat wieder zugeschlagen …
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