Aber wie lassen sich völlig unterschiedlich agierende Geschäftsbereiche einheitlich strukturieren? Und wie funktioniert die automatisierte Prozesssteuerung im Vertragsmanagement eines Großunternehmens? „Die Menge der Verträge stellt die größte Herausforderung dar“, sagt Manfred Wegert, Senior Projektmanager im strategischen Einkauf bei BayWa. „Ein einziger Geschäftsbereich verwaltet mehr als 4000 Vertragsakten – und das sind noch nicht die einzelnen enthaltenen Dokumente. Mit manuellen Werkzeugen ist es fast unmöglich, den Überblick zu behalten.“
Die besondere Herausforderung liegt folglich in der Kombination der großen Anzahl von Lieferanten mit der hohen Frequenz der Vertragsabschlüsse. Bei den drei Geschäftsfeldern der BayWa AG handelt es sich zudem um unterschiedliche Modelle, die einer individuellen Vertragsgestaltung bedürfen. Neben ähnlichen Formulierungen wie salvatorische Klauseln galt es, viele differente Textpassagen – abhängig vom Produkt- und Leistungsportfolio – in den einzelnen Geschäftsbereichen entlang des Vertragslebenszyklus zu berücksichtigen.
Auch die Zusammenarbeit mit den Lieferanten variiert je nach Branche. Landwirte oder Produzenten mit kleinen Verkaufsvolumen brauchen beispielsweise weniger umfangreiche Vereinbarungen als Großhandelspartner. Unterschiedliche Digitalisierungsgrade der einzelnen Geschäftsbereiche führten außerdem zu einer abweichenden Vorgehensweise bei Vertragserzeugung, -genehmigung, -abschluss und laufendem Monitoring.
Die neue Vertragsmanagement-Software sollte daher einerseits eine konzernübergreifende Abbildung und andererseits einen reibungslosen operativen Ablauf der Workflows in den jeweiligen Bereichen ermöglichen. Das erfordert eine übersichtliche und vor allem auswertbare Darstellung der Vereinbarungen. „Wichtig war uns, dass wir mit der Software nicht nur unsere Verträge, sondern auch alle zugehörigen Dokumente, Schriftwechsel oder Aktennotizen gebündelt an einem Ort verwalten“, so Wegert.
Hohe Sicherheitsstandards
„Unser Bestreben war es, sämtliche Lieferantenvereinbarungen – darunter Konditionen, Rahmenbedingungen und Codes of Conduct inklusive aller zugehörigen Dokumente – transparent und übersichtlich in einer einheitlichen Software abzubilden“, ergänzt Thomas Klingels, Leiter des strategischen Einkaufs. Fabasoft Contracts verfügt über unabhängige Zertifikate wie dem EU Cloud Code of Conduct, Level 3 oder dem BSI C5-Testat. Die Cloud weist damit eine hohe Informationssicherheit und entsprechenden Datenschutz nach.
„Mit einer intelligenten Vertragsmanagement-Software sind alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über den Stand aller Verträge – und die daraus entstehenden Verpflichtungen und Änderungen – stets auf dem Laufenden“, erklärt Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH. „Das stellt die Einhaltung von vertraglichen Verpflichtungen sowie von Datenschutz- und Compliance-Vorgaben sicher, ebenso wie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie dem LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz) oder EEG (Erneuerbare-Energien-Gesetz).“
„Seit der Einführung von Fabasoft Contracts hat sich die Qualität unserer Arbeitsweise deutlich erhöht“, resümiert Klingels. „In kurzer Zeit können wir nun beispielsweise neue gesetzliche Vorschriften in sämtlichen Vereinbarungen frühzeitig verankern. Änderungen von Textpassagen gelingen dank automatisierter Vorlagen, Textbausteinen und integrierter Klauselbibliothek schnell und einfach.“
Mittels der Auswertungsoptionen von Fabasoft Contracts kann das gesamte Vertragsarchiv dem Anbieter zufolge auf Knopfdruck analysiert werden. Welche Verträge laufen wann aus? Kann früher verhandelt werden, weil eventuell Preiserhöhungen anstehen? Sind alle notwendigen Passagen wie Nachhaltigkeit, Code of Conduct oder Preisgleitklauseln enthalten? „Das wissen wir jetzt in zwei Minuten. Auf analogem Weg hätten wir das so nicht erfahren, weil es bei der Menge an Verträgen schlichtweg nicht durchführbar gewesen wäre“, betont Klingels.
Mehraufwand und Fehlerrisiken reduzieren
Darüber hinaus beinhaltet die Vertragsmanagement-Software einen externen Bereich: Ein abgetrennter digitaler Raum, der den Austausch mit Lieferanten und Anwälten in einer sicheren Umgebung innerhalb der Cloud unterstützt. Partner von BayWa müssen das System nicht wechseln, um die Aufgaben auszuführen. Durch das Arbeiten an einem gemeinsamen Dokument werden so Mehraufwand und Fehlerrisiken reduziert, die durch Duplikate und unübersichtliche Änderungen entstehen können. Über die „Zeitreise-Funktion“ ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen durchgeführt hat.
Aktuell arbeiten knapp 350 User aus den Bereichen Bau, IT und dem strategischen Einkauf mit der Software. Hinzu kommen Lieferanten, die direkt in die Workflows eingebunden sind. „Bei der Einschulung arbeiten wir mit multimedialen Werkzeugen“, so Wegert. „Die Tutorials von Fabasoft kommen sehr gut an. Darauf aufbauend verwenden wir zusätzliche, tiefergehende Erklärvideos, die auf die individuellen Use Cases der BayWa eingehen.“ (ys)
