Digitale Plattformen haben bereits in vielen Lebenslagen die Rolle des Vermittlers eingenommen. Die Coronapandemie hat auch in der Logistikbranche den Wandel hin zu digitalen Plattformen, sogenannten Frachtenbörsen, intensiviert. Eine Frachtenbörse vermittelt zwischen Transportdienstleister und Auftraggeber. Das Geschäft wächst: So hat etwa der Anbieter Timocom vor Weihnachten einen Rekord von einer Mio. Angeboten am Tag erreicht [1]. Solche Frachtenbörsen können die operativen Abläufe der Beschaffung verbessern. Administrative Tätigkeiten werden verringert und so der Arbeitsaufwand minimalisiert. Außerdem können Leerfahrten reduziert werden.

Dagegen stehen nur geringe Risiken in der Implementierung von Plattformen. Ein bekanntes Risiko ist der Lock-in-Effekt, bei dem Unternehmen sehr stark von einer Plattform abhängig werden. Doch wenn die Plattform nur ergänzend genutzt wird, hält sich das Risiko in Grenzen.

Um digitale Plattformen und Digitalisierungsprojekte im Allgemeinen erfolgreich in Ihrem Unternehmen zu implementieren, ist es essenziell, die hier vorgestellten Änderungsmaßnahmen zu kennen.

Worauf müssen Sie bei einer Frachtenbörse achten?

Digitalisierungsprojekte wie die Integration einer Frachtenbörse für Logistikdienstleistungen haben ein großes Potenzial zu scheitern [2]. Hauptgründe dafür sind die ineffektive Kommunikation der Ziele und Strategie sowie eine fehlende Integration der MitarbeiterInnen [2]. Auch das Forschungsprojekt FIT4Plattform vom FIR e.V. an der RWTH Aachen hat sich mit dem Themenfeld „Implementation von Plattformen“ beschäftigt. In der dort durchgeführten Studie wird unter anderem gezeigt, dass Management- und Führungsverhalten die wichtigsten Faktoren für die erfolgreiche Umsetzung von Digitalisierungsprojekten sind. Auf Basis von Fallstudien haben die Forscher zudem acht Handlungsfelder für eine gelungene Plattformstrategie und Implementierung aufgezeigt. Als Grundlage haben sie das Business Transformation Canvas [3] verwendet.

Vision

Die Vision beschreibt den Zielzustand. Dafür ist es wichtig, den Zweck der Unternehmung zu kennen und diesen offen zu kommunizieren. Für Projekte wie eine Plattformintegration liegt die Vision darin, die Mitarbeiter zu motivieren und Ressourcen bereitzustellen.

Strategie

Analog muss das Digitalisierungsprojekt in die Gesamtstrategie integriert und auf den Bereich zugeschnitten werden. In der Strategieentwicklung wird daher die richtige Plattform ausgewählt. Dazu gilt es zu klären, was der konkrete Nutzen der Plattform ist und welche Aufgaben diese übernehmen kann. Sobald das Zielbild festgehalten und eine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt wurde, muss der Ressourcenaufwand geplant werden. Anschließend sollte das Ergebnis in einer Roadmap mit Meilensteinen festgehalten werden.

Projektmanagement

Das Projektmanagement setzt die Strategie um und kontrolliert den Fortschritt. Es bildet den Baustein der operativen Ebene von Digitalisierungsprojekten. Dazu wird eine Detailplanung des Projektablaufes erstellt. Für Software-Implementierungen wie digitale Plattformen haben sich agile Methoden wie Objectives and Key Results (OKRs) etabliert.

IT-Systeme

IT-Systeme gehörten zur operativen Ebene. Als integrativer Teil des Digitalisierungsprojektes gilt es, die unternehmenseigenen Schnittstellen zu kennen und so vorzubereiten, dass eine nahtlose Integration der Plattform gewährleistet werden kann.

Prozesse

Ebenso gilt es, die eigenen Prozesse zu überprüfen und zu analysieren, wo Optimierungspotenzial besteht. Für die Implementierung müssen bestehende Einkaufsprozesse mit den Plattformprozessen abgeglichen und angepasst werden. Insbesondere bei der Nutzung von mehreren Plattformen muss darauf geachtet werden, dass parallele Prozesse vermieden werden oder eine ausreichende Schulung der MitarbeiterInnen durchgeführt wird.

Organisationsstrukturen

Im Fall von größeren Digitalisierungsprojekten kann es vorkommen, dass die Organisationsstrukturen angepasst werden müssen.

Mitarbeiterqualifikation

Die MitarbeiterInnen und deren Qualifikation sind ein wichtigster Baustein bei der Einführung von Plattformen. Dabei ist neben der Qualifikation auch die Motivation des Einzelnen entscheidend dafür, ob das Projekt erfolgreich ist.

Kommunikation & Leadership

Auch Kommunikation und Leadership sind entscheidende Faktoren, die über den langfristigen Erfolg eines Digitalisierungsprojektes entscheiden. Eine transparente und frühzeitige Kommunikation sichert die langfristige Zufriedenheit der Belegschaft und geht Hand in Hand mit der Vorbildfunktion des Führungsteams. Das Management- und Führungsverhalten als wichtigster Erfolgsfaktor kann die Akzeptanz der Mitarbeitenden enorm erhöhen. Über besonders motivierte MitarbeiterInnen kann zudem ein verstärkender Effekt erzielt werden, der den Rückhalt in der Belegschaft erhöht.

Fazit: Betrachten Sie den Plattformbeitritt als Transformationsprozess!

Digitalisierungsprojekte, wie die Einführung einer Frachtenbörse, sind schwierige Unterfangen, die ein hohes Maß an Geduld und Kommunikationstalent benötigen. Die acht Handlungsfelder helfen dabei, den Gesamtprozess nicht aus den Augen zu verlieren, um die Erfolgsquote nachhaltig zu erhöhen.

Für mehr Informationen zu dem Forschungsprojekt: www.fit4platform.de

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