Digitale Rechnungen setzen sich in der deutschen Wirtschaft immer stärker durch, aber bei Belegdaten wie Bestellungen, Lieferscheinen oder Ausschreibungen fällt der Abschied vom Papier immer noch schwer. So sagen fast drei Viertel (71 %) der Unternehmen, dass digitale Rechnungsdaten für sie eine große Relevanz haben, aber nur 44 Prozent geben das für elektronische Belegdaten an.
Das ist das Ergebnis einer Befragung von 1102 Unternehmen ab 20 Beschäftigten im Auftrag des Digitalverbands Bitkom. „Strukturierte Beleg- und Rechnungsdaten haben das Potenzial, weitere Teile der Financial Supply Chain medienbruchfrei abzubilden und zu automatisieren“, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. „Dies führt zu Effizienzgewinnen und birgt erhebliches Innovationspotenzial. Insbesondere sind damit geringere Kosten verbunden, zum Beispiel für Porto, Papier und Druck, aber auch für die Aufbewahrung der Unterlagen.“
Beschaffungsprozess beschleunigen
In dem aktuellen Papier „Elektronische Beleg und Rechnungsdaten im Jahr 2022“ von Bitkom und dem Forum elektronischer Rechnung Deutschland (FeRD) wird zudem darauf hingewiesen, dass medienbruchfreie und integrierte Bereitstellung von Angebotsinformationen den Bestell- bzw. Beschaffungsprozess aus Sicht des Einkäufers vereinfachen und beschleunigen kann. Die schnelle und effiziente Zustellung, Verarbeitung und Bezahlung einer Rechnung sollen zudem für Liquiditäts- und Kostenvorteile sorgen.
Auch mit Blick auf europäische Nachbarländer, in denen Clearance-Systeme für die Umsatzsteuer derzeit zum Treiber bei der Digitalisierung der Financial Supply Chain werden, appelliert Bitkom daher an die Bundesregierung, das im Koalitionsvertrag angekündigte elektronische Umsatzsteuermeldesystem zügig voranzubringen.
Strukturierte Formate für digitale Rechnungen
Deutlich stärker genutzt werden indes digitale Rechnungen. 72 Prozent der Unternehmen in Deutschland erstellen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen in digitaler Form. Im Jahr 2020 waren es 65 Prozent, vor sechs Jahren 41 Prozent.
Neben Rechnungen im unstrukturierten PDF-Format, die dadurch nur schwer in digitale Prozesse zu integrieren sind, greifen Unternehmen laut Bitkom auch verstärkt auf strukturierte Formate zurück. 45 Prozent der Unternehmen nutzen E-Rechnungen nach Standards wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung. Vor zwei Jahren lag der Anteil bei 30 Prozent, 2018 bei 19 Prozent. „Eine Rechnung als PDF ist besser als eine ausgedruckte Rechnung, die per Brief verschickt werden muss. Aber erst eine E-Rechnung in einem strukturierten Format ermöglich die wirklich sichere automatische Verarbeitung der Rechnung“, so Britze. (ys)
