Geschenke gehören zu Weihnachten. Doch wenn keine klaren Compliance-Regeln zum Umgang mit Präsenten von Geschäftspartnern vorgeben werden, droht schnell der Vorwurf der Bestechung – und damit Schwierigkeiten für Unternehmen wie für Einkäufer.
Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft, heißt es. Gerade zu Weihnachten erhalten Einkäufer Präsente von Lieferanten oder potenziellen Geschäftspartnern, wenn auch schon lange nicht mehr in dem Umfang, wie noch vor ein paar Jahren. Trotzdem muss man sich stets die Frage stellen: Wann handelt es sich um eine harmlose Aufmerksamkeit und wann verhält sich der Mitarbeiter pflichtwidrig, wenn er Geschenke entgegennimmt?
Präsente als Dank für die gute Zusammenarbeit sind unter Geschäftspartnern zur Weihnachtszeit Gang und Gäbe. Doch oftmals lauert hier Gefahr, denn schnell kann der Verdacht auf Bestechlichkeit aufkommen – und die ist kein Kavaliersdelikt. Wer sich im Rechtssinne bestechen lässt, also einen Vorteil annimmt und dafür eine Gegenleistung erbringt, muss mit Konsequenzen rechnen. Es droht der Verlust des Arbeitsplatzes, möglicherweise ist sogar die Freiheit in Gefahr. Das Strafmaß kann hierbei bis zu drei Jahren betragen.
Wegweisendes Urteil
Jeder, der sich mit Compliance beschäftigt, kennt das wegweisende Urteil des Landgerichts München I vom Dezember 2013, mit dem der ehemalige Siemens-Finanzvorstand Heinz-Joachim Neubürger zu einem Schadensersatz in Höhe von 15 Millionen Euro verurteilt wurde. 5 HKO 1387/10 – so lautet das Aktenzeichen der sogenannten Neubürger-Entscheidung. Der Grund: Im Schmiergeldskandal bei der Siemens AG hatte er es versäumt, ein funktionierendes Compliance-System zu etablieren.
Welche Regeln gilt es deshalb zu beachten?
Es gibt keinen konkreten festen Wert, ab dem ein Mitarbeiter sich durch die Annahme eines Geschenks oder eines sonstigen Vorteils pflichtwidrig verhält. Laut Haufe , ist es jedoch „missbräuchlich, wenn der Mitarbeiter das Geschenk annimmt und dieses unmittelbar von einer Gegenleistung abhängt, wenn der Geschäftspartner also beispielsweise den Mitarbeiter für einen erteilten Auftrag belohnen möchte oder nun einen noch zu vergebender Auftrag von ihm erwartet.“
Anders ist dies bei geringfügigen Zuwendungen, etwa bei Kugelschreibern oder Kalendern. Diese Art Geschenke sind bereits aufgrund ihres geringen Wertes sozialadäquat und daher akzeptiert.
Compliance-Richtlinien für Geschenke empfehlenswert
Um Missbrauch entgegenzuwirken, empfiehlt Haufe, klare und verbindliche Verhaltensrichtlinien im Rahmen einer Compliance-Struktur. So kann zum Beispiel in einem Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung eine klare Wertgrenze für die Annahme von Geschenken festgesetzt und das Verfahren festgelegt werden, wie der Mitarbeiter sich generell in derartigen Fällen oder bei dem Angebot von wertvolleren Geschenken zu verhalten hat.
Gibt es so etwas im Unternehmen nicht, sollte man unbedingt den Chef um eine klare – im Idealfall schriftliche – Regelung bitten“, erläutert Peter F. Schmid, Geschäftsführer von WLW. Oftmals werde eine Höchstgrenze von 35 Euro genannt, die Firmengeschenke nicht überschreiten sollten. Dies ist jedoch lediglich eine steuerrechtliche Vorschrift, die für die Schenkenden gilt. Denn Geschenke an Geschäftsfreunde sind steuerlich grundsätzlich nur abziehbar, wenn sie betrieblich veranlasst sind und die Anschaffungs- oder Herstellungskosten je Empfänger im Wirtschaftsjahr 35 Euro (netto ohne abziehbare Vorsteuer) nicht übersteigen.
Es existiert also eigentlich keine gesetzliche Obergrenze, allerdings ist die Grenze zwischen einem freundlichen Dankeschön und einer verbotenen Bestechung fließend.
Eine mögliche Lösung
Einige raten dazu das Geschenk an Freunde, Familie oder Kollegen weiterzugeben. Doch damit ist man im Zweifelsfall auch nicht aus dem Schneider. Denn bei dem Vorwurf der Bestechlichkeit spielt es keine Rolle, ob der herausspringende Vorteil dem Bestochenen selbst zu Gute kommt oder einem Dritten. Rechtlich maßgebend ist, dass der Einkäufer das Geschenk überhaupt angenommen hat.
Die einfachste Methode, um sich solche Prüfungen zu ersparen: Geschenke ablehnen und zugesandte Präsente umgehend retour gehen lassen. „In Europa und Nordamerika mag das funktionieren, in Asien dagegen ist das problematischer, da sich einige Geschäftspartner vor den Kopf gestoßen fühlen könnten“, sagt Markus Maier, Geschäftsführer des Compliance-Service-Unternehmens Integrity Interactive in einem Bericht der Wirtschaftswoche. In solchen Fällen sei es besser, die Geschenke anzunehmen, den Erhalt zu melden, es zu spenden oder in der Belegschaft zu verteilen.
Ein Tipp für alle, die noch keine Idee für ein passendes Geschenk haben
Gibt es etwas Schöneres, als gerade zu Weihnachten mit einem Geschenk Leben zu retten? Unternehmen können dies tun, indem sie sich an der Aktion „Spende statt Geschenke“ beteiligen. Statt wie bisher Geschenke an ihre Kunden und Geschäftspartner zu verteilen, spenden Sie einfach Ihr Weihnachtsbudget an ein Spendenkonto und sparen sich so den Zeitaufwand für Geschenkauswahl, Verpackung und Versand.
So zeigen immer mehr Unternehmen ihre soziale Verantwortung und setzen ein starkes Signal an die Kunden, Partnerfirmen oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zu Weihnachten verzichten Sie darauf, Geschenke zu verschicken und unterstützen stattdessen mit Ihrer Spende Projekte für Kinder oder Familien in Not. So schaffen Sie Vertrauen und Identifikation und machen Werbung für eine gute Sache!
Wünschen Sie sich eine Spende
Oder ersparen Sie Ihren Geschäftspartnern die lange Suche nach einem passenden Geschenk: Wünschen Sie sich einfach eine Spende. Sie können auch einen Zweck vorschlagen. Viele bekannte Einrichtungen gehen dabei gerne auf die individuellen Wünsche der Spender ein und helfen bei der Auswahl. Wenn man für ein bestimmtes Projekt spenden möchten. Und wer Gutes tut, darf auch darüber reden: Sagen Sie Ihren Geschäftspartnern, welche Projekt oder welche Organisation Sie unterstützen. Vielleicht animieren Sie den einen oder anderen dazu ebenfalls auf Businesspräsente zu verzichten und stattdessen das Geld einem wohltätigen Zweck zukommen zu lassen.
