Mit dem geplanten Wachstumschancengesetz zeichnet sich eine Revolution im Bereich der Rechnungsstellung ab: Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt Rechnungen elektronisch erstellen und übermitteln. Die elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) müssen den Anforderungen des neuen Formats entsprechen. Wie kann die Umstellung im Einkauf erfolgreich bewältigt werden? Fin Glowick, CRO bei WISO MeinBüro, beleuchtet die Chancen und Herausforderungen sowie die notwendigen Anpassungen von Prozessen. Dabei erklärt er, wie gesetzliche Vorgaben und praktische Implementierungsstrategien sinnvoll miteinander verknüpft werden können.
Um als elektronische Rechnung (E-Rechnung) anerkannt zu werden, müssen die Rechnungen nicht nur bestimmte Pflichtangaben enthalten – wie zum Beispiel den vollständigen Namen und die Anschrift des Rechnungsausstellers und -empfängers, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, den Rechnungsbetrag und den anzuwendenden Umsatzsteuersatz – sondern auch einem spezifischen technischen Format entsprechen. Dies bedeutet in der Regel, dass einfache Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme wie Word oder Excel nicht mehr ausreichen, weshalb der Einsatz einer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware notwendig ist.
Es gibt jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027. Bis Ende 2025 dürfen für B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen verwendet werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind in diesem Zeitraum noch zulässig, jedoch ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Es ist wichtig zu beachten, dass die elektronische Rechnungsstellung nicht für alle Unternehmen verpflichtend ist. Kleinbetragsrechnungen, also Rechnungen, bei denen der Bruttobetrag nicht höher als 250 Euro ist, und bestimmte steuerfreie Umsätze können weiterhin in anderer Form, zum Beispiel in Papierform, übermittelt werden.
Die praktische Umsetzung der E-Rechnung in der Beschaffung
Die E-Rechnung bringt verschiedene Veränderungen für die Beschaffungsseite mit sich. Durch die elektronische Übermittlung und Verarbeitung von strukturierten Rechnungsdaten werden Effizienzvorteile erzielt. Der manuelle Aufwand für die Bearbeitung von Papierrechnungen entfällt, da die Daten automatisch in die Buchhaltungssysteme übertragen werden können. Dadurch werden Fehler reduziert und die Bearbeitungszeit verkürzt.
Um die E-Rechnung im Beschaffungsprozess umzusetzen, sind verschiedene technologische und systemische Anpassungen erforderlich. Zunächst müssen die Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Buchhaltungssysteme müssen entweder entsprechend angepasst oder, falls noch nicht vorhanden, überhaupt erst eingesetzt werden, um die strukturierten Rechnungsdaten zu verarbeiten.
Rechnungen werden digitaler, aber Belege kommen oft auf Papier
Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Unternehmen über eine sichere und zuverlässige Technologie verfügen, um die elektronischen Rechnungen zu übermitteln. Hier kommen verschiedene Technologien wie EDI (Electronic Data Interchange), XML (eXtensible Markup Language) oder PDF/A (Portable Document Format/Archival) zum Einsatz. Die Wahl der Technologie hängt von den individuellen Anforderungen und der Systemlandschaft des Unternehmens ab.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Unternehmen die bereits genannten rechtlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der E-Rechnung einhalten. Dazu gehören die Einhaltung der Vorgaben für das strukturierte elektronische Format der Rechnungen sowie die Aufbewahrungspflichten für elektronische Rechnungen.
Chancen und Herausforderungen
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet sowohl Chancen als auch Schwierigkeiten für die Beschaffungsseite.
Chancen können sein:
- Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz von E-Rechnungen können manuelle Prozesse automatisiert werden, was zu einer schnelleren und effizienteren Abwicklung der Rechnungsverarbeitung führt.
- Kosteneinsparungen und Umweltschutz: Der Einsatz von E-Rechnungen reduziert nicht nur den Bedarf an Papier, Druckern und Porto, was zu Kosteneinsparungen führt, sondern schont gleichzeitig auch die Umwelt.
- Fehlerminimierung: Durch die automatisierte Verarbeitung von strukturierten Rechnungsdaten werden Fehlerquellen minimiert, da menschliche Eingriffe reduziert werden.
- Schnellere Zahlungsabwicklung: Durch den elektronischen Versand und die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen können Zahlungen schneller bearbeitet und freigegeben werden.
Schwierigkeiten, die auftreten könnten:
- Technische Anpassungen: Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert möglicherweise technische Anpassungen an den bestehenden Systemen und Prozessen, um die elektronische Übermittlung und Verarbeitung zu ermöglichen.
- Anpassung und Weiterbildung: Um die Einführung von E-Rechnungen effektiv zu gestalten, könnte es notwendig sein, Mitarbeiter weiterzubilden und ihre Arbeitsweisen zu ändern, damit sie die neuen Prozesse optimal nutzen können.
- Kompatibilität: Es kann Herausforderungen bei der Kompatibilität zwischen den verschiedenen Systemen und Formaten geben, insbesondere wenn es um den Austausch von E-Rechnungen mit externen Partnern geht.
- Sicherheitsaspekte: Der elektronische Versand und die Verarbeitung von Rechnungen erfordern eine sichere Datenübertragung und -speicherung, um die Vertraulichkeit und Integrität der Rechnungsdaten zu gewährleisten.
Zukunftsperspektive
Mit der Einführung der elektronischen Rechnung wird sich der Prozess der Rechnungserstellung grundlegend verändern. Ab dem 1. Januar 2025 wird eine Verpflichtung zur Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen im B2B-Bereich in Kraft treten. Das bedeutet nicht nur, dass Unternehmen ihre Rechnungen nicht mehr in Papierform oder als PDF per E-Mail erstellen dürfen, sondern auch, dass das Versenden dieser Formate nicht mehr zulässig ist.
Stattdessen müssen Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dieses Format muss den europäischen Normen für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen, wie beispielsweise der XRechnung oder dem hybriden ZUGFeRD-Format.
Fazit
Die elektronische Rechnung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung und erleichtert den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen. Sie soll Prozesse effizienter machen und Fehlerquellen reduzieren. Es gibt jedoch auch Ausnahmen von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung, wie beispielsweise bei Kleinbetragsrechnungen oder bestimmten steuerfreien Umsätzen. Zudem setzen Rechnungen an Endverbraucher weiterhin deren Zustimmung zur elektronischen Rechnungsstellung voraus.
Der Autor:
Fin Glowick ist Chief Revenue Officer (CRO) für die Marke WISO MeinBüro der Buhl Data Service GmbH.
