Wie kommen die Anfragen zum Einkauf? Eine scheinbar simple Frage, die bei vielen Firmen doch Diskussionen auslöst. Die Schnittstelle vom Fachbereich zum Einkauf stellt oftmals die Basis für den Einkaufsprozess dar. Eine effektive Kollaboration kann dem Software-Start-up Lhotse zufolge über Projekterfolg, Kosteneinsparungen und Prozess-Compliance entscheiden.
In diesem Beitrag berichtet das Unternehmen Lhotse aus laut eigenen Angaben über 500 Gesprächen über gängige Herausforderungen im deutschen Mittelstand sowie über Erfahrungsberichte zu Lösungskonzepten.
Statusaufnahme im Mittelstand
Auf dem Markt werden aktuell verschiedene Systeme für den digitalen Einkauf angeboten. Dennoch kann die Auswahl – gerade für den deutschen Mittelstand – schwer fallen. Das liegt unter anderem daran, dass diverse Parameter (z. B. Unternehmensgröße, Budget, Beschaffungsfälle) die Auswahl limitieren. „Wo große Konzerne in der Regel auf die großen Namen der E-Procurement-Szene zurückgreifen, bieten diese aufgrund der enormen Kosten und entstehenden Komplexität für den klassischen Mittelstand keine Alternative. Hierbei lohnt es einfach nicht den Aufwand eines mehrjährigen Implementierungsprozesses inklusive siebenstelliger Kosten auf sich zu nehmen“, heißt es vonseiten des Start-ups.
Für den Mittelstand gelten demnach andere Zielsetzungen. Im Vordergrund stehen dabei: Pragmatismus und Ressourcenschonung. Es sollen möglichst pragmatische Einkaufsprozesse etabliert werden, die durch die eigenen Mitarbeiter aufgesetzt und begleitet werden können, ohne zusätzliche Ressourcen (z. B. IT) in Anspruch zu nehmen.
Aus diesem Anforderungsprofil ergeben sich seit Jahrzehnten für den deutschen Mittelstand drei dominante Prozessalternativen:
- Eine einfach Excel-Vorlage (ggf. mit VBA-Code), die per Mail an den Einkauf geleitet wird.
- Ein PDF-Dokument, welches von der Anforderungen bis zur Genehmigung fast in Papierform durch den Beschaffungsprozess führt.
- Die direkte Interaktion/Bedarfsanfoderung der Fachbereiche mit dem ERP-System.
Herausforderungen für den Einkauf und die Fachbereiche
Aus diesen pragmatischen Lösungsansätzen ergeben sich Lhotse zufolge verschiedene Herausforderungen. Diese ziehen sich oft bis zum Rechnungseingang durch den gesamten Beschaffungsprozess und erschweren die Arbeit für die involvierten Parteien.
Die Top-3 der gegenüber des Start-ups am häufigsten genannten Herausforderungen des deutschen Mittelstandes:
- Fehlende Transparenz: Dem Fachbereich fehlt die Möglichkeit – ohne aufwendiges Nachfragen – schnell und einfach den Status der eigenen Anfrage nachverfolgen zu können. Mitarbeitende aus Fachbereichen sehen diesen Punkt laut Lhotse als einen der größten Störfaktoren für Planungssicherheit im Unternehmensalltag.
- Einkäufer als Erzieher: „Einkäuferinnen und Einkäufer sind frustriert von der Häufigkeit mit der Anfragen korrigiert oder dem Fachbereich wieder zurückgesendet werden müssen“, betont das Unternehmen. Fehlende Qualität in der Anfrageerstellung wurde demnach von über 80 Prozent der befragten Betriebe als eines der Kernprobleme hervorgehoben.
- Maverick Buying: Komplexe Einkaufsprozesse (oft bei direkter Integration mit dem ERP System) können Anreiz dafür sein, am geordneten Beschaffungsprozess vorbeizukaufen. Der Einkauf kann nur dort eingreifen, wo frühzeitig die Einbindung erfolgt und Kosten noch eingespart werden können. Über 70 Prozent der Unternehmen sehen aufwendige Anforderungsprozesse daher als die kostenintensivste Konsequenz.
Lösungsansätze mit denen der Mittelstand dagegen vorgeht
Pragmatismus und mangelnde Ressourcen führen oft zu statischen Lösungsansätzen. Die Herausforderungen liegen auf der Hand – doch wie kann sich der deutsche Mittelstand davon lösen?
Lhotse hat sich zum Ziel gesetzt, ein intuitives Tool anzubieten, welches Unternehmen ermöglicht, Richtlinien in einem geführten und digitalen Prozess abzubilden. Ein Prozess, der die Bedürfnisse der Fachbereiche und des Einkaufs abdeckt. Einfach angebunden an bestehende ERP- oder E-Procurement-Systeme, soll sich die Plattform flexibel in diverse System- und Prozesslandschaften einbauen lassen. Hierfür setzt das Unternehmen auf folgende Lösungsansätze:
Eine Anfrage direkt aus MS Teams starten: Mitarbeitende können ihre Anfrage dort starten, wo sie sich wohl fühlen. In MS Teams (oder ähnlichen Systemen) wird geplant, gedacht und sich ausgetauscht. Mit Lhotse können Bestellanforderungen nun aus solchen Tools gestartet werden.
Intuitive und geführte Bedarfsdefinition: Die Lhotse-Formulare sollen Bedarfsträger durch ein intuitives Frage-und-Antwort-Spiel zu einer regelkonformen Bedarfsdefinition führen und sich ohne Entwicklungsaufwand aufsetzen lassen. So können für verschiedenste Anwendungsfälle Formulare erstellt und personalisierte (Compliance-)Regeln durch anpassbare Fragen und Logik durchgesetzt werden.
Dynamische Workflows für effizientes und konformes Beschaffen: Basierend auf den Eingaben in den Formularen durchläuft die Anfrage einen vordefinierten Workflow. Dies können automatisch initiierte Genehmigungsprozesse oder Aufgaben an die Einkaufsabteilung sein, wie z. B. Lieferanten-Onboarding, Angebote einholen oder ESG-Prüfungen, die in Lhotse verwaltet und ausgeführt werden können.
Die Reise einer Anfrage endet bei den meisten Lhotse-Anwendern im ERP- oder E-Procurement-System. Ob als Bestellanforderung (BANF) oder als genehmigte Bestellung, alle Informationen werden direkt übernommen und Folgeprozesse bleiben unberührt. (ys)
Weitere Informationen zum Software-Start-up, wie Kundengeschichten und Produkt-Videos, finden Sie auf der Lhotse-Website.
